A rotina mudou, o modo de trabalhar também, e o Zoom vem como um equilíbrio entre o “antigo” e “novo” cotidiano.
O ano de 2020 segue mostrando que, de fato, vai ser um marco na história do mundo, em todos os âmbitos imagináveis.
Do modo de viver ao de trabalhar, as rotinas de bilhões de pessoas ao redor de todo o planeta tiveram que ser modificadas para adaptar-se ao “novo” cotidiano, totalmente focado em evitar ainda mais danos causados pelo contagioso corona vírus.
Entretanto, é em meio a uma situação como essa que novas maneiras de “reinventar a roda” aparecem, principalmente quando trata-se do setor laboral.
Apesar do rápido avanço tecnológico que seguimos acompanhando nas últimas décadas, que faz cada vez mais negócios repensarem suas perspectivas e prioridades, e alterarem seus modus operandi para conseguirem funcionar bem de modo totalmente remoto ou parcial, com algumas áreas exercendo suas atividades de forma distanciada, com colaboradores trabalhando de modo (o agora muito mais falado) home office, muitas empresas, das mais diversas áreas, tinham o trabalho presencial como única possibilidade de gerir um negócio de forma eficiente.
Tudo isso acontecendo em ambiente físico aonde os funcionários trabalhavam próximo a seus gestores, podendo estes, assim, acompanhar o exercício de todas as áreas e de cada membro da equipe, além desse espaço também servir para receber clientes e fazer reuniões.
Então, a pandemia serviu para quebrar essa “ordem” de que o trabalho de muitas áreas só funciona “bem” de forma presencial, além de mostrar que é possível, sim, seguir tendo uma rotina laboral dinâmica e eficiente com funcionários trabalhando de forma remota.
Claro que muitos empreendimentos não conseguiram migrar para esse novo modo de trabalhar. Diversas empresas realmente dependem de um espaço físico e presença humana para seguir existindo, como espaços de procedimentos estéticos, por exemplo (aonde é, de fato, impossível realizar o trabalho de forma não presencial).
‘Trabalhar’ significava levantar-se no horário, vestir-se e correr para ser pontual, tendo que colocar também na rotina o deslocamento e possíveis contratempos.
Adoecer de um simples resfriado era motivo de ter que passar alguns dias em casa, mesmo que a pessoa se sentisse apta a trabalhar, tudo pelo risco de contaminação dos outros funcionários, o que chegava até mesmo a gerar acumulo de tarefas, pois não se conseguia realizar nada do trabalho fora dele, nem tinha alguém que pudesse substituir a atuação do funcionário enfermo.
Complicado, mais estressante e cansativo, porém, todos acostumavam-se de que as coisas só eram possíveis assim.
A pandemia chegou e freou bruscamente todo esse “cotidiano”, com sua ordem de isolamento social como a maneira mais eficiente de impedir o avanço da COVID-19.
Muitas empresas pararam temporariamente todas as suas atividades, chegando até mesmo a ter que suspender funcionários (já que, para diversas delas, tornou-se financeiramente complicado manter uma estrutura inutilizada, e uma equipe inerte em casa enquanto seus negócios estavam fechados e sem obter lucros), chegando até mesmo a não resistir e ter que encerrar definitivamente suas operações, ao passo que muitas outras buscaram alternativas a essa situação, sem ter que cessar sua atuação, mesmo com os funcionários trabalhando cada um isoladamente.
É aí que aplicativos online que realizam calls em vídeo começaram a sair cada vez mais de um plano secundário para ser uma das principais ferramentas de trabalho atual. O mesmo aconteceu com sistemas de gerenciamento de projetos e equipes.
Essas ferramentas tornaram-se indispensáveis para que seja possível seguir mantendo a atuação das empresas que conseguiram seguir com seus funcionários realizando as atividades necessárias de onde estiverem.
Na mesma pegada de sistemas que entraram como um poderoso suporte nesse momento, está o Proj4me, uma solução em gestão de projetos e equipes que inova pela praticidade e acessibilidade. Visual, intuitivo e sem burocracia, a ferramenta oferece recursos para que esse gerenciamento seja realizado com eficiência e de maneira acessível.
Seu funcionamento é descomplicado e empresas de todos os portes podem utilizá-lo para gerenciar o trabalho da equipe e o andamento de atividades e projetos remotamente, da mesma forma que também é um excelente suporte às empresas que trabalham de forma presencial, como também às que trabalham com funcionários em ambos os modos (presencial e remoto).
Auxilia no planejamento e produtividade do time, sendo possível acompanhar o progresso de toda as atividades e etapas dos projetos, além de reunir dados sobre a empresa, membros, fornecedores e clientes, centralizando também a comunicação e ordenando a maneira de todos trabalharem.
Quem está trabalhando de casa muito provavelmente está por dentro das mais variadas opções disponíveis no mercado. Algumas delas já existiam há vários anos e outras surgiram como alternativa para auxiliar o home office durante o período de pandemia. Aqui, falaremos das duas mais conhecidas e utilizadas atualmente: Zoom e Google Meets.
Uma dessas ferramentas que se tornou muito popular é o Zoom. Apesar de ser bastante conhecida, o boom na procura para sua utilização aconteceu mesmo durantes os últimos meses.
O Zoom é um serviço de videoconferência baseado em nuvem que você pode usar para se encontrar virtualmente com outras pessoas – por vídeo, somente áudio ou ambos, durante a realização de bate-papos ao vivo – e permite gravar essas sessões para visualização posterior.¹
O sistema conta com uma versão voltada para corporações chamada Zoom Meetings, aonde é possível realizar videoconferências empresariais e web conferências em reuniões com até 500 participantes e 10 mil expectadores no modo ‘webinar’.
Seu funcionamento é bem prático para todos os tipos de usuários: o administrador da reunião pode criar uma sala e enviar um convite via e-mail ou link para qualquer pessoa participar, mesmo que não tenha uma conta no serviço. Basta acessar via navegador ou pelo aplicativo e digitar um nome para entrar.
O usuário que controla a sessão precisa ter o programa instalado para ter acesso às principais funções, como colocar membros no mudo e controlar o compartilhamento de tela. Também é possível que o gerenciador da sessão configure para que apenas ele possa compartilhar sua tela, ou permitir que outros usuários o façam também, inclusive de forma simultânea.
Mais um produto da gigante tecnológica Google, o Meets é outra conhecida solução para realizar reuniões online por computador ou dispositivos móveis.
O Google Meets conecta quem está no escritório com profissionais de outras unidades, funcionários em home office e clientes. Tudo isso de modo seguro e simples, sem ter a exigência de equipamentos adicionais ou a necessidade de contratar um serviço de videochamadas para a empresa.²
Para utilizar o Meets não é necessário fazer nenhum download, tudo funciona e pode ser gerenciado apenas por um navegador que seja compatível.
A solução conta com a facilidade de integração dos produtos do Google para melhorar ainda mais a experiência do usuário. É possível, por exemplo, programar um encontro no Google Agenda, inserir o email dos participantes e o sistema automaticamente gera o link de uma sala de reunião e o envia para os emails cadastrados.
Como forma de apoio às pessoas e negócios de todo o mundo durante esse momento de crise, a ferramenta, que normalmente pode ser acessada apenas por assinantes, teve sua liberação gratuita para todos os usuários com conta no Google a partir de maio e se estenderá até o final de setembro.
Nas reuniões, webinars ou conferências no Zoom ou Google Meets com sua equipe, você pode conversar não somente por voz como por chat em tempo real, controla o microfone dos participantes, compartilha sua tela e define a possibilidade de outros membros poderem fazer o mesmo, transfere arquivos e conta até com um quadro de anotações e ajuste automático de luminosidade (funcionalidades que dependem do serviço e do plano que sua empresa assina – saiba mais: Zoom / Google Meets).
Uma excelente vantagem do Google Meets é que, mesmo sem acesso à internet, é possível que membros participem de uma reunião. A ferramenta permite que sejam criados números de discagem automática para que as pessoas que estejam sem conexão à rede integrem uma chamada através de uma ligação telefônica. O participante que ingressa dessa maneira, entretanto, só pode participar por voz e não tem acesso à transmissão de vídeo.
Pelo recurso de compartilhamento de tela, você consegue deixar sua visão do Proj4me igualmente visível para os participantes e assim criar projetos, estabelecer atividades e delegar responsáveis enquanto debate as pautas existentes, poupando tempo e sendo objetivo a todos simultaneamente, assim como geralmente acontece de forma presencial.
Durante as chamadas, você também pode utilizar as informações cadastradas no Proj4me como reforço para os feedbacks, empregando esse momento para debater sobre as práticas que estão sendo realizadas, e os problemas e dúvidas existentes, utilizando mais uma vez o recurso de compartilhamento de tela como apoio para auxiliar como solucionar o que é necessário.
Realize encontros de avaliação de desempenho em grupo e individuais, quando notar inconsistências nos resultados dos projetos/atividades fornecidos pelo Proj4me.
Também é possível manter as relações com os clientes em dia. O Proj4me oferece o recurso de compartilhamento de projeto, aonde seu cliente consegue acompanhá-lo de qualquer lugar e em tempo real. Entretanto, também é importante realizar encontros periódicos de status report por chamadas de vídeo, para discutir os resultados e traçar estratégias com mais definição.
Além de definir o cronograma de encontros pelo Proj4me, também é possível programar chamadas recorrentes pelo Zoom, ou registrar as reuniões na agenda do Google para que as chamadas agendadas apareçam automaticamente no controlador do Meets.
Pelo Zoom, ainda, é possível transcrever automaticamente o áudio de uma reunião que foi gravada, podendo o gerenciador editar a transcrição, digitalizar o texto dela em busca de palavras-chave para acessar o vídeo em determinado momento e compartilhar essa gravação. Além de tornar as reuniões acessíveis, esse recurso é muito útil para gravar treinamentos para gravar treinamentos e topicalizá-lo para facilitar o acompanhamento e encontro de informações necessárias.
Durante as ligações em ambos os sistemas, você pode compartilhar um material do seu computador e liberar o acesso para que outra pessoa interaja com ele. O Zoom permite também separar participantes em grupos com vídeo chamadas independentes para uma atividade pontual, e trazer todos de volta para uma única sala virtual após um determinado período, podendo retirar a qualquer momento participantes que estão causando algum tipo de problema (está última funcionalidade também é disponível no Meets).
O Zoom também oferece uma série de relatórios de participação, incluindo o monitoramento de atividade – dá para saber, por exemplo, quais membros minimizaram o vídeo no meio do encontro –, entre outras informações. Tudo isso serve como apoio sobre o desempenho dos seus membros, e esses dados podem ser somados às outras informações já cadastradas no Proj4me para que você acesse um relatório ainda mais detalhado quando precisar tomar decisões.
Todas as chamadas que você realiza com sua equipe pelo Zoom ou Google Meets podem ser acessadas por computador, smartphone ou tablet, e serem gravadas em vídeo ou apenas áudio, podendo armazená-las na nuvem de cada sistema ou fazer o download de um arquivo de vídeo, que pode ser salvo no dispositivo e em seguida anexado em uma atividade no Proj4me para acesso de todos ou para serem catalogados no arquivo da empresa.
As duas ferramentas de videoconferência e o Proj4me possuem ainda outros diversos recursos que podem unir-se e tornar a experiência de trabalho remoto facilitada e eficiente. Aqui, você viu algumas possibilidades disso. Entretanto, elas são inúmeras, pois tratam-se de ferramentas bastante completas e dinâmicas.
Analise a melhor opção para as chamadas da sua empresa e conte com a força do Proj4me para tornar o home office ainda melhor, não somente durante esse período, mas para o “novo” futuro que faz-se a partir de agora.
Ao enviar os dados você autoriza que o Proj4me entre em contato e declara estar ciente da Política de Privacidade.
