5 passos para implantar a Gestão de Projetos de TI na sua empresa

Gestão de Projetos de TI
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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

A área de TI é provavelmente o setor da empresa que mais passa por transformações ao longo dos anos. Isso deve ao fato de que a Tecnologia da Informação precisa estar sempre atualizada com as novas tendências tecnológicas, o que gera um grande impacto em seu mercado.

Sendo assim, elaborar estratégias e pensar em novos projetos para essa implementação, acaba sendo um grande desafio.

Embora o segmento tenha chegado tímido ao Brasil, uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Empresas de Software (Abes) mostrou que em 2017, o país já ocupava o 9º lugar nos investimentos em tecnologia, atingindo uma marca de US$ 30 bilhões divididos entre serviços, hardwares e softwares.

A boa projeção do mercado não parou por aí. Em 2019, o setor cresceu 10,5%, ultrapassando um investimento de R$ 200 bilhões, e para 2020, mesmo sendo um ano muito afetado pela pandemia, o segmento de TI ainda soma expectativas de mais crescimentos.

Os dados provam, portanto, que investir em Tecnologia da Informação pode ser a chave para o futuro dos negócios da empresa, sempre implementando a gestão de projetos de TI de maneira significativa com as projeções tecnológicas.

Se a sua empresa ainda não tem uma gestão bem elaborada de TI, saiba como implementar esse serviço na prática, acompanhando este artigo.

O que é uma gestão de projetos de TI?

Uma gestão de projetos de TI tem como objetivo identificar e adequar os requisitos e as expectativas em torno de um projeto que virá ainda ser desenvolvido, ou seja, esse gerenciamento reúne dados e a realidade da empresa para saber se é viável ou não entregar o trabalho nos prazos solicitados.

Essa gestão também analisa os gastos que a empresa terá nesse desenvolvimento, bem como os riscos e oportunidades que o projeto pode dar tanto para a organização, quanto para o cliente.

Com base nessa premissa, a gestão de projetos de TI pode ser dividida em algumas etapas onde esses objetivos ficam mais claros. Esse processo é chamado de “Ciclo de vida do gerenciamento de projetos de TI” e ele é dividido da seguinte forma:

1. Iniciação

Como o próprio nome já diz, nessa etapa é dado o “start” necessário do projeto de TI. Nesse momento, os gestores responsáveis precisam definir o escopo, sua autorização ou até mesmo as etapas que se darão para realizá-lo.

Sistema de Gestão de Projetos de TI

2. Planejamento

Nesta etapa, são definidas as estratégias para chegar nos objetivos já pré-definidos anteriormente. Essa fase mostra o poder de transformação do setor de TI, que precisará estar sempre alinhado com as atualizações tecnológicas que citamos anteriormente.

Quanto mais automatizadas forem as estratégias, mais o projeto tem chances de dar certo.

3. Execução

Ao definir as estratégias e obter a definição do escopo do projeto de TI, os gestores podem iniciar sua execução, realizando a integração entre todos os colaboradores responsáveis com as estratégias e recursos disponíveis para a sua realização.

4. Monitoramento

Mesmo que o planejamento dos projetos de TI seja executado sem grandes problemas, a gestão desse setor precisa estar atenta durante todo o andamento do projeto.

Realizar esse monitoramento e controle significa estar analisando também todos os indicadores para que se possa fazer um rastreamento de erros ou processos que não deveriam existir.

Esse controle garante ao gestor uma maior liberdade de tomada de decisão caso seja necessário uma mudança das estratégias antes definidas para esse projeto.

5. Encerramento

Na última etapa do ciclo, os responsáveis pelo seu desenvolvimento dão o aval final para a entrega dos produtos ou serviços que foram produzidos pela equipe, iniciando o relacionamento com o consumidor final.

Atualmente, o setor de gestão de projetos de TI é o responsável pela automatização e atualização de diversos sistemas utilizados por diversas empresas, que faz com que esse gerenciamento seja ainda mais importante de ser implementado.

Os Passos para se Tornar o Melhor Gerente de Projetos de TI

Implementando a gestão de projetos de TI

Agora que você já sabe as etapas do ciclo de vida de um projeto da Tecnologia da Informação, é preciso entender como ele pode ser implementado na prática.

Em virtude de sua crescente importância no cenário empresarial, o setor de projetos de TI precisa desenvolver uma gestão 100% colaborativa, isso significa que todos os setores da empresa devem colaborar com dados e informações pertinentes para a realização desse planejamento estratégico e assertivo.

Com essa integração materializada e desenvolvida, a gestão de TI pode seguir alguns passos importantes para a implementação dos projetos. Os mais relevantes são:

PASSO 1 – Realizar uma gestão de riscos

A gestão de riscos é uma etapa que precisa estar presente em todas as empresas, especialmente aquelas que lidam com Tecnologia da Informação.

Esse gerenciamento é importante para fazer com que os setores dessa organização não percam tempo lidando com falhas e processos que prejudiquem a execução de qualquer projeto, ou até mesmo seu funcionamento na prática.

Dessa maneira, quando se trata de TI, essa gestão de riscos precisa aparecer ainda durante o planejamento estratégico que citamos anteriormente.

Esse cuidado faz os dados ali contidos serem executados com total segurança da informação, além de oferecer respostas mais rápidas para os gestores, podendo minimizar impactos negativos a quase zero.

PASSO 2 – Definir prioridades

Elencar prioridades durante a execução dos projetos de TI é essencial para evitar que imprevistos ou atrasos prejudiquem a qualidade do material que está sendo produzido. Dessa maneira, o gestor prioriza as demandas mais urgentes e que se mostram críticas para o processo.

É interessante que os colaboradores realizem também um novo cronograma, onde essas determinações precisam estar claras para que não haja um desentendimento das informações.

PASSO 3 – Compartilhar processos com toda a equipe

Anteriormente falamos sobre como a gestão colaborativa nos projetos de TI fazem toda a diferença no resultado final do material, sendo assim, ela entra como uma dica importante para essa implementação, uma vez que o setor de Tecnologia da Informação atende todos os outros setores da empresa, logo é necessário haver uma participação maior de colaboradores, deixando para trás a velha ideia de hierarquia do organograma da organização.

Aplicar a gestão colaborativa também permite que os profissionais possam se organizar com antecedência para atender a demanda, estabelecendo assim uma rede de colaboradores que conseguem monitorar os processos sem a necessidade da presença do gestor.

Esse profissional, por sua vez, deve manter o cronograma sempre atualizado e avisar, com a mesma antecedência, sobre mudanças que podem vir a ser feitas.

PASSO 4 – Gerenciar por meio de uma metodologia

Cada empresa tem suas particularidades que surgem quando analisamos a cultura organizacional. Dentro desse processo também se encontra as metodologias de trabalho com as quais a organização visa exercer as demandas do dia a dia, com a gestão de projetos de TI isso não é muito diferente.

Para saber a melhor metodologia aplicada no projeto de TI, é necessário analisar sua complexidade. Caso o processo demonstre mais riscos e atenção quanto a segurança, é ideal que esse gestor adote métodos mais tradicionais.

No entanto, caso ele apresente uma alta flexibilidade, é possível adotar métodos mais novos, como é o exemplo do Scrum, que se baseia em em feedbacks e nos ciclos de vida desse projeto.

Seja qual for o mais adequado para o processo que está sendo desenvolvido pela sua empresa no momento, ele deve se basear em algumas premissas básicas e importantes para o projeto. Ou seja, o gestor deve levar em conta as seguintes pautas:

  • Capacidade de execução da equipe envolvida;
  • Disponibilidade de recursos;
  • Orçamento;
  • Resultados esperados.

PASSO 5 – Disponibilidade de ferramentas para a gestão

Contar com uma boa tecnologia para o acompanhamento da implementação de projetos de TI é algo essencial para a empresa.

Sendo assim, escolha utilizar sistemas que possam ser integrados a experiência do cliente, permitindo que ele também possa consultar os processos envolvidos e conhecer melhor o trabalho em desenvolvimento pela organização.

O software também deve contar com uma dashboard onde seja possível acompanhar relatórios e os desempenhos de todas as equipes, fornecendo indicadores precisos do que precisa ser modificado.

Por meio de uma ferramenta de gestão integrada, os gestores também podem realizar o acompanhamento dos prazos, elaborando alertas para os demais colaboradores quando os mesmos estão com deadline apertados ou com entregas já atrasadas.

O sistema facilita aquela cobrança presencial, da qual o profissional pode perder muito tempo de trabalho apenas verificando o andar das solicitações.

Sendo assim, podemos concluir que implementar uma gestão de projetos de TI traz a oportunidade de a empresa continuar mantendo seu protagonismo no mercado, oferecendo soluções mais automatizadas e alinhadas com novas tecnologias, sem medo de arriscar novas estratégias futuramente.

O desempenho mostrado durante o processo também ajuda a empresa a manter clientes antigos, favorecendo a atualização dos seus serviços com uma maior rapidez, responsabilidade e profissionalismo, além de atrair novos consumidores que buscam estar sempre no controle dos sistemas.

Se você está precisando implementar a gestão de projetos de TI na sua empresa ou deseja automatizá-la com maior precisão, teste a nossa ferramenta e confirme como pode ser eficaz.

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