Um Gerenciador de Projetos é um software desenhado para otimizar e facilitar o gerenciamento de projetos. Assim, é possível planejar todo o projeto em tarefas e designá-las para os membros da sua equipe que vão executá-las. Toda a comunicação e troca de materiais, arquivos e documentos é centralizada no gerenciador, e o gestor consegue ter uma visão geral da execução do projeto.
Contar com um gerenciador de projetos traz muitas vantagens para a sua empresa, entre elas o aumento da performance da equipe, a facilidade de perceber falhas nos processos e a redução de custos operacionais como um todo. Para saber mais sobre o assunto, confira aqui as razões para investir em um Gerenciador de Projetos.
Se você é um gerente de projetos, já conhece muito bem as dificuldades da sua função. Principalmente em projetos que envolvem muitas pessoas e equipes diferentes dentro da empresa, pode ser muito complicado manter o controle de todas as tarefas e prazos e ainda garantir a qualidade do trabalho final.
Durante muito tempo essa gestão teve de ser feita com o velho papel e caneta. Depois surgiram os computadores e as planilhas, que com certeza foram muito úteis durante algum tempo. Mas, felizmente, hoje já existem softwares e tecnologias pensadas exclusivamente para facilitar e otimizar o gerenciamento de projetos.
Não sabe do que estamos falando? Não se preocupe, vamos explicar com detalhes o que é um Gerenciador de projetos e como ele pode ajudar na gestão da sua empresa.
Um Gerenciador de Projetos é um software desenhado para ajudar no planejamento, organização e gestão das tarefas de uma empresa ou organização. Nele é possível fazer e planejar um projeto como um todo, separar quem deverá executar cada tarefa e qual o tempo estimado para cada etapa do projeto.
O principal objetivo é otimizar as tarefas dos profissionais envolvidos, aumentar a produtividade e favorecer a colaboração e a comunicação entre a equipe. O gestor também passa a ter uma visão mais completa de todos os processos da empresa, e entender em que tarefas seus funcionários estão gastando mais tempo.
Os Gerenciadores de Projetos também costumam oferecer dados e gráficos que ajudam na gestão estratégica da empresa e na tomada de decisões. Esses gráficos podem ser utilizados para otimizar processos, reduzir custos e melhorar a performance como um todo.
Sem um software de Gerenciamento de Projetos, as informações a respeito de um projeto ficam espalhadas em diferentes pastas e arquivos, sejam digitais ou físicas. Alguns documentos podem acabar se perdendo, e pode ser difícil fazer com que todas as pessoas envolvidas tenham acesso a todo o material que precisam para executar suas tarefas.
Outro problema é que grande parte da comunicação acaba sendo feita sem registro, via ligações telefônicas ou conversas pessoalmente. Isso pode acabar gerando mal entendidos e falhas de comunicação, já que não há como consultar a informação novamente após a conversa.
Um Gerenciador de Projetos resolve todas essas questões, pois no software, todos os documentos e mensagens trocadas entre a equipe ficam centralizados no mesmo lugar. Além dos dados iniciais, cada membro da equipe pode adicionar novos arquivos e recursos durante o projeto.
Desta forma, todo o processo fica registrado, e é fácil voltar para consultar as mensagens e documentos anteriores em caso de dúvida ou necessidade futura. Isso também evita tempo perdido requisitando acesso a informações, aumentando a produtividade da equipe.
Se você sente que tem problemas de comunicação interna na sua empresa, investir em um Gerenciador de projetos pode ser a solução que você procurava. Ele facilita a comunicação entre todos os departamentos da empresa. Mesmo aqueles em diferentes unidades e até mesmo diferentes cidades passam a poder se comunicar com mais facilidade e assertividade.
A divisão da demanda entre os funcionários passa a ser muito mais justa e equilibrada, e todos tem acesso às mesmas informações referentes a prazos, recursos, processos, status de execução, custos, prioridades etc. Isso torna a equipe muito mais engajada e unida.
Sabemos que é só através de uma equipe integrada, motivada e em harmonia que seu projeto conseguirá atingir o sucesso desejado. O Gerenciador de projetos ajuda a evitar falhas de comunicação, mal entendidos, erros e perda de informações, e tudo isso evita também conflitos entre seus colaboradores.
Como já explicado, todas as informações estarão em um só lugar, portanto o gestor não perde tempo coletando informações de diferentes relatórios de cada equipe para saber qual o andamento do projeto. Tudo já está centralizado e muitas vezes resumido em gráficos e análises métricas, o que facilita muito a gestão.
Em um software Gerenciador de Projetos é possível criar as tarefas específicas para cada membro da equipe, e visualizar o trabalho e o cumprimento das etapas do projeto ao longo do tempo. Assim o gestor consegue perceber, por exemplo, quanto tempo seus funcionários gastam em cada tipo de tarefa.
Dessa forma é possível saber quando um prazo vai atrasar por exemplo, e corrigir com antecedência.
A facilidade para visualizar a gestão do projeto como um todo torna muito mais simples para o gestor identificar falhas e sugerir soluções. Isso porque é muito mais difícil de deixar algo passar despercebido, já que todas as informações estão juntas e organizadas para serem analisadas.
Dentre as falhas que podem ser percebidas estão possíveis atrasos no prazo de entrega, por exemplo. Se o projeto ficar parado por muito tempo em alguma etapa, o gestor irá logo perceber e poderá solicitar uma explicação aos responsáveis. Quaisquer dificuldades que estejam causando o atraso podem ser resolvidas imediatamente dessa forma.
É mais fácil para o gestor perceber despesas desnecessárias, situações de retrabalho e erros que possam prejudicar a qualidade do produto final. De modo geral, um Gerenciador de Projetos evita que muitos imprevistos aconteçam durante a execução de um projeto.
O software de Gerenciamento de Projetos deixa muito claro para toda a equipe quais são as tarefas que precisam ser realizadas em cada dia, para que o projeto seja concluído no final.
Assim, é muito mais fácil perceber quando um funcionário está com mais demanda do que conseguirá dar conta. Com essa percepção, você pode passar um pouco das tarefas para outro funcionário que esteja com menos tarefas, ou até mesmo perceber com mais certeza quando é a hora de aumentar sua equipe.
Da mesma forma, fica muito mais claro quando o tempo dos funcionários está sendo mal aproveitado. Se um funcionário está com demanda baixa e mesmo assim não está conseguindo concluir suas tarefas, você perceberá isso com muito mais rapidez para tomar medidas em relação a esse problema.
O Gerenciador de Projetos melhora a comunicação dentro da empresa. Desta forma, fica muito mais claro para o funcionário o que ele precisa fazer, como precisa fazer e quando precisa entregar.
Um software como esse evita mal entendidos e retrabalho, além de auxiliar o funcionário na hora de priorizar qual tarefa é mais importante e precisa ser terminada com mais urgência. Tudo isso garante uma melhor produtividade na equipe como um todo.
O Gerenciador de Projetos permite que o gestor esteja sempre a par do que está acontecendo durante a execução de cada tarefa do projeto. Dessa forma, ele poderá perceber as falhas e corrigi-las com mais atenção, além de oferecer mais suporte aos seus funcionários.
Isso é feito através de Dashboards e KPIs (Key Performance Indicator), que permitem perceber de forma muito assertiva quais áreas precisam de mais atenção. Tudo isso contribui para a qualidade do produto final.
Um projeto mais bem organizado tem menos riscos de sofrer com imprevistos e gargalos financeiros. A gestão do projeto é muito mais acertada e otimizada, por isso é mais difícil que você gaste mais do que planejou.
O Gerenciador de Projetos ajuda na gestão de custos, pois permite que o gestor acompanhe de perto todas as receitas e despesas. Assim pode tomar as decisões corretas na hora de decidir onde investir mais dinheiro no projeto, por exemplo.
Embora um Gerenciador de Projetos requeira um investimento financeiro, ele trará uma redução de custos em diversas áreas da sua empresa, fazendo com que o dinheiro investido volte para o caixa rapidamente.
Em primeiro lugar, ele melhora a performance e a produtividade da sua equipe. Com a sua equipe rendendo mais, você evita ter que aumentar seus custos com folha de pagamento para contratar mais funcionários.
Outra redução de custos vem com a diminuição de gastos com telefone, celular e impressão de documentos. Isso porque toda a comunicação entre a equipe, troca de documentos e arquivos fica centralizada no Gerenciador de Processos.
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