Project Management Office: o que é e quais as vantagens de implementar

O chamado Project Management Office (PMO) é um setor de uma empresa responsável por determinar e sustentar os padrões de gerenciamento de projetos, para otimizar a execução e o controle das propostas de toda a companhia ou de apenas um setor específico.

Atualmente, o PMO é muito comum nas organizações, pois grande parte dos gestores já compreendeu a sua importância. Inclusive, muitas empresas que ainda não o implementaram já estão com a missão de o fazer o quanto antes.

Este post tem como principal objetivo explicar o que é o PMO e apontar quais são as vantagens de implementá-lo em uma empresa. Por isso, leia o artigo até o final, para entender melhor o que ele significa.

Como atua o PMO?

Segundo o Relatório CHAOS Standish, que foi realizado em 2009, 68% dos projetos não contemplam suas metas de tempo, escopo ou custo. Isso quer dizer que apenas 32% deles são finalizados no prazo, dentro do custo e com entrega de benefícios mensuráveis (valor), tanto para a empresa quanto para os interessados.

É neste vácuo que entra o PMO, trabalhando dentro da companhia para reverter este quadro ruim.

Existem diversos motivos para que estes problemas aconteçam. Segundo um levantamento da PwC, de 1.524 empresas pesquisadas, as estimativas e planejamentos incorretos são os responsáveis por 30% das falhas em projetos.

Além disso, 16% vem da falta de patrocínio executivo e 12% são de objetivos e metas definidos incorretamente.

Esse mesmo levantamento da PwC apontou que, quando uma organização adota metodologias e processos de gerenciamento de projeto, as oportunidades de sucesso aumentam consideravelmente. A conclusão do estudo aponta que ter um PMO estabelecido é um dos motivos que impulsionam os projetos ao sucesso.

Utilidades do PMO

Existem algumas funções que o PMO pode assumir, além daquelas de gerenciamento de projetos. Como exemplo, temos:

  • Participação na gestão estratégica do trabalho;
  • Monitorar relatórios de projetos em andamento;
  • Monitorar os portfólios em andamento.

Essas funções fazem com que o PMO ajude os gestores de uma empresa a tomar decisões estratégicas sobre quais os projetos que devem ser cancelados e quais devem continuar.

As funções executadas pelo PMO consideradas primárias são:

  • Gerenciar a entrega dos projetos;
  • Gerenciar o custo, o cronograma e o escopo;
  • Cuidar das comunicações;
  • Gerenciar os recursos;
  • Integrar o projeto;
  • Fazer o gerenciamento de riscos;
  • Criar processos, padrões e metodologias;
  • Definir a metodologia;
  • Desenvolver e melhorar os processos;
  • Definir métricas;
  • Função de gerenciamento e governança do desempenho;
  • Fazer relatórios de desempenho;
  • Distribuir informações;
  • Fazer a escalada dos problemas.

A influência e o grau de controle que os PMOs possuem sobre os projetos dependem de que tipo é a estrutura da organização. Dessa forma, ele serve de suporte, com um papel de controle, consultivo – ao, por exemplo, exigir o cumprimento de determinado projeto – e diretivo, quando assume a gestão dos projetos em si.

Tipos de Project Management Office

O Project Management Institute (PMI), instituição internacional de profissionais de gestão de projetos, afirma que o PMO é um eixo estratégico para que um negócio alcance a excelência.

Ele tem como objetivo melhorar as práticas de gestão da mudança estratégica, da execução, da liderança e da governança.

Embora existam outras subcategorizações de PMO, pode-se dizer que, do ponto de vista organizacional, encaixa-se em um dos três tipos, a seguir:

1. Corporativo:

É o responsável por definir os padrões da gestão de projetos de toda a corporação. Em geral, é subordinado à presidência ou à diretoria.

A sua função é muito ligada à estratégia da organização e, em consequência, aos procedimentos que a auxiliem a alcançar seus objetivos. O seu grande desafio é gerar valor para a empresa num nível estratégico.

2. Departamental ou organizacional:

Está ligado de forma direta a uma área da empresa, como a seção de TI, por exemplo. A sua função é mais operacional e, em geral, seus profissionais trabalham ligados diretamente aos projetos de um setor. Esses são os PMOs mais comuns de serem encontrados nas empresas.

3. Para finalidades especiais:

Aqueles criados com algum objetivo específico. Ele possui funções distintas, como por exemplo, o gerenciamento de um programa estratégico. É muito comum que eles sejam criados para existir por um determinado prazo.

Vantagens de um PMO

A partir de agora, iremos enumerar e explicar quais são as vantagens que um Project Management Office pode proporcionar a uma organização. São elas:

1. Crescimento da rentabilidade:

Um dos objetivos do PMO é dar garantia de que haja um gerenciamento adequado dos projetos. Quando é bem implementado, auxilia no aumento das taxas de sucesso e no aprimoramento dos resultados da organização, aumentando sua rentabilidade.

Isso acontece porque o retorno adquirido passa a ser maior na comparação com o investimento realizado no início.

2 Possibilidade da melhora da taxa de sucesso dos projetos:

A partir da centralização dos projetos em uma única gestão e do aumento da organização da maneira como eles são conduzidos, as oportunidades de alcançar uma elevação da taxa de sucesso são muito maiores. Isso, sem contar com o direcionamento adequado dos recursos.

3. Auxílio na criação de melhores produtos:

O PMO praticamente elimina o individualismo nas empresas. Sendo assim, as equipes são formadas com especialistas de várias áreas. Eles irão atuar em conjunto, para que se possa alcançar um objetivo comum. Isso quebra o paradigma de setores trabalhando isoladamente, preocupados apenas com os seus próprios resultados.

O PMO auxilia no aumento da integração e do engajamento de todas as equipes. Assim, é possível que se alcance uma maior eficiência e entrega de produtos e com mais qualidade.

4. Gerentes de projetos focam no que é importante:

Quando não existe um PMO implantado, o gerente de projetos perde muito tempo acompanhando o andamento de atividades, fazendo o controle de recursos e o monitorando informações.

Quando o PMO é instalado, essas responsabilidades passam a ser dele, deixando os gerentes mais livres para focar em questões mais importantes para o andamento de um projeto. Isso aumenta a produtividade e permite maior dedicação a tarefas que realmente podem agregar valor.

5. Colaboradores mais qualificados:

A interação constante com diversas áreas do negócio e o compartilhamento de dados faz com que o PMO assuma indiretamente uma função de consultoria dentro da companhia.

Sendo assim, os funcionários são treinados e conscientizados constantemente sobre as melhores práticas do trabalho.

6. Aprimoramento de processos:

Através do PMO, é possível identificar quais são os processos ineficientes e em que pontos as falhas ocorreram. A vantagem é que ajuda na promoção de correções e em ações de melhoria, contribuindo para uma gestão que reduza os desperdícios, a necessidade de retrabalho e a ocorrência de erros.

O resultado é a exclusão de atividades desnecessárias, ou seja, que não agreguem valor ao resultado, a garantia de melhor qualidade, o aumento da produtividade e o ganho de eficiência.

Cuidados para a implementação do PMO

Para implementar devidamente um PMO, é preciso tomar alguns cuidados simples, mas que prepararão a empresa e a equipe, além de dar garantia de que o objetivo seja cumprido. São eles:

  • Definir quais atividades serão realmente realizadas pelo PMO. Além disso, é preciso alinhar a visão da gestão da empresa com a do gestor do PMO, para fazer com que as estratégias e objetivos sejam convergentes;
  • Definir quais são as responsabilidades e os papéis da equipe do PMO. Isso auxilia na identificação da dimensão do apoio a ser recebido;
  • Definir a data de início do PMO e informar para os stakeholders e a organização;
  • Adotar uma estratégia de trabalho que permita atender e entender as necessidades da gestão da empresa e dos gerentes de projetos. Com a criação do PMO, esses funcionários podem ser isentos de tarefas rotineiras, que passam a ser executadas por ele;
  • Entender as necessidades dos gerentes de projetos e do negócio para alinhar a execução e a elaboração dos serviços do PMO, para alcançar a sinergia;
  • Ajustar as responsabilidades do PMO durante o crescimento da demanda e da aceitação pela gestão da empresa;
  • Garantir que a qualidade dos serviços e produtos entregue aos colaboradores, como os gerentes de projetos, seja a maior possível.

Para que o desenvolvimento e a criação do PMO sejam bem-sucedidos, é essencial que se tenha apoio dos clientes internos, principalmente da gestão da empresa, pois o processo de implantação acontece de cima para baixo na estrutura empresarial.

Esse é também um dos principais motivos que torna essencial o alinhamento entre os objetivos do PMO e os objetivos estratégicos da organização.

Infelizmente, no entanto, a verdade é que ainda há uma grande resistência por parte de várias empresas, principalmente no que se refere à estratégia centralizada em um local e à gestão de projetos.

No entanto, essa tendência tende a se reduzir com os resultados significativos que outras empresas que estruturam um PMO apresentam.

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