Entenda o que é Pipeline de Projetos

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A Pipeline de Projetos consiste em organizar as ideias, filtrá-las e identificar quais podem evoluir para futuras empreitadas que serão desenvolvidas pela equipe. Leia agora e entenda a respeito desta metodologia inovadora.

Você sabia que um estudo realizado pela Sales Management Association descobriu que 61% dos gerentes de vendas afirmam que não foram adequadamente treinados em gerenciamento de pipeline de projetos? E que 63% deles ainda dizem que suas empresas fazem um trabalho ruim neste quesito?

Diante de números como estes, está na hora de fazer a diferença e entender este conceito de uma vez por todas. Pensando nisso, neste artigo, você vai aprender tudo de maneira simplificada e ainda descobrir as melhores formas de gerenciar uma Pipeline de Projeto equilibrada. Confira.

O conceito da Pipeline de Projetos

A Pipeline é um componente importante do Gerenciamento de Portfólio de Projetos (PPM). Isso porque ela envolve todas as etapas que irão garantir que um número adequado de propostas seja gerado, avaliado e selecionado, a fim de atender aos objetivos estratégicos da companhia.

Assim, o gerenciamento desta pipeline abrange o trabalho necessário para selecionar os projetos certos que serão (ou não) desenvolvidos futuramente, realizando uma espécie de filtragem.

Os estágios da Pipeline de Projetos

Nesse contexto mencionado, existem quatro estágios principais que farão parte de toda a fase da Pipeline de Projetos. Conheça-os agora e vislumbre de maneira detalhada todos os pormenores acerca desta prática:

1 – Ideação

Este é o processo pelo qual novas ideias são geradas e, por este motivo, ele se torna extremamente importante para coletar um número suficiente de propostas que vão gerar projetos de qualidade.

2 – Gerenciamento de Oportunidades

O segundo estágio complementa a Ideação e fortalece ainda mais o processo de seleção dos projetos. Isso porque algumas ideias até são consideradas realmente boas, mas pode acontecer alguma restrição que torne a sua execução difícil ou impossível.

Por esse motivo, este estágio se assemelha muito aos processos de gerenciamento de riscos, analisando se vale realmente a pena seguir com uma ideia inicialmente pensada. A diferença, no entanto, é que as oportunidades podem aguardar em uma espécie de “fila” para entrar futuramente na pipeline e, eventualmente, produzir resultados positivos para a organização.

3 – Trabalho em Andamento

Uma vez que a ideia tenha passado pelo Gerenciamento de Oportunidades, o próximo estágio é o do andamento. Nele, é elaborada uma proposta de projeto que será, em breve, levada para análise por uma equipe especializada.

Assim, esta etapa é fundamental para que todas as propostas sejam verificadas de acordo com as ferramentas e os processos organizacionais. E, claro, isso evita que um compromisso seja assumido sem que a organização possa, de fato, lidar com ele.

3 – Decisão

Por último, acontece o estágio da Decisão, que é um dos componentes mais críticos de todo o gerenciamento da pipeline de projetos. Afinal, este processo permite que a equipe de Gerenciamento de Portfólio (PMT) analise a proposta com base em critérios estratégicos pré-selecionados. Tudo para tomar a decisão de prosseguir (ou não) com a empreitada.

Sem esse mecanismo, projetos desnecessários ou mal planejados poderiam entrar no portfólio e prejudicar a carga de trabalho da organização, além de impactar no tempo que seria gasto com projetos verdadeiramente importantes e estratégicos.

Pipeline-de-Projetos

As melhores formas de gerenciar uma Pipeline de Projeto equilibrada

O equilíbrio de uma Pipeline de Projetos envolve muitos fatores. Por essa razão, confira agora algumas maneiras pelas quais você pode permanecer no controle e ainda transformar a sua gestão em uma parte importante do planejamento do seu projeto.

Avalie seus recursos

Quanto trabalho pode ser feito e em que velocidade pode ser concluído é determinado, especialmente, pela capacidade do seu pipeline. Desse modo, jamais afirme que você pode realizar 150 horas de trabalho por semana ou se comprometa a escrever uma dúzia de relatórios em três dias se não tiver as ferramentas certas para fazer o trabalho rapidamente.

Contabilize todos os recursos disponíveis, levando em consideração o tempo e a tecnologia que possui em suas mãos. Assim, sabendo exatamente o que tem à sua disposição, você poderá enfileirar os projetos com mais eficiência na pipeline.

Estime o tempo corretamente

Muitas equipes tendem a dar um prazo para o cliente se baseando em projetos menores e individuais que tiveram sucesso anteriormente e, com isso, podem cometer um grande erro. A realidade é que pode ocorrer uma diminuição na velocidade de um determinado projeto de acordo com a quantidade de empreitadas que está na pipeline.

Por isso, o interessante é ser pouco mais tradicional com esta questão e acompanhar absolutamente todo o tempo gasto em cada etapa, como o treinamento de funcionários, as férias e atrasos na aprovação. Ao fazer esse gerenciamento do tempo gasto, os resultados podem ser bem interessantes e levar a estimativas exatas.

Isso auxiliaria, ainda, a manter as partes interessadas informadas sobre o progresso e também sobre os obstáculos. O que, é claro, ajudaria a manter uma comunicação mais transparente com o cliente acerca das estimativas e cronogramas.

Mantenha o foco em cada etapa

O gerenciamento das atividades realizadas em cada etapa é imprescindível para o sucesso da construção de uma pipeline. Por esta razão, é importante considerar o planejamento, o design, a estrutura que o projeto possui, as entregas definidas, o controle de gerenciamento e também as possíveis influências externas.

Dessa maneira, cada fase envolverá várias revisões multifuncionais e manter um controle durante estas etapas ajudará a realizar uma boa gestão das inter-relações, bem como a fazer uma tomada de decisões assertiva que determine se o projeto deve continuar para o próximo nível.

Os benefícios da Pipeline de Projetos

Entre os benefícios da implementação de uma Pipeline de Projetos, os principais são:

Melhor controle de tempo e dinheiro

A adoção de uma Pipeline de Projetos é muito útil na previsão de tempo e recursos que são alocados em uma empreitada. Assim, você pode visualizar qual período foi reservado para ser gasto em uma determinada etapa e comparar com quanto tempo foi realmente despendido nesse estágio.

Isso, ainda, funciona bem do ponto de vista financeiro, porque também ajuda a realizar uma análise em termos do orçamento programado e do quanto de dinheiro foi gasto ao fim de todo o projeto.

Criação de fluxos de projeto dinâmicos

Ao adotar uma Pipeline de Projetos, você pode estabelecer um fluxo mais dinâmico que corresponda aos estágios já vistos anteriormente. Isso é essencial para agrupar sua empreitada de acordo com as diferentes etapas, produzir relatórios para cada elemento e ainda identificar rapidamente em qual ponto o projeto está e por que tem levado tanto tempo naquele item.

Com este nível de transparência, você pode identificar, principalmente, os projetos que estão “travados” por alguma razão e apresentar soluções rapidamente para evitar qualquer problema no pipeline de produção.

Maior probabilidade de sucesso do projeto

Todo mundo sabe que o início de um projeto faz a diferença para o seu sucesso. Assim, com um planejamento detalhado, uma equipe designada e responsabilidades atribuídas no nível certo para a empreitada, será possível colher os louros mais à frente.

Portanto, ao estabelecer uma boa pipeline, você descobrirá que esta base pode ser um pontapé inicial para realizar boas entregas aos clientes e ainda evitar que alguns projetos sejam encerrados prematuramente.

Uso mais eficaz do financiamento de portfólio

Quando uma organização tem um limite financeiro para investir, uma das funções principais do Gerenciamento da Pipeline de Projetos é garantir que esta quantia seja empregada de forma equitativa, proporcionando o melhor retorno para o seu negócio.

Assim, é importante que o seu dinheiro seja empregado em projetos que tenham uma boa chance de sucesso e não nos que podem ser interrompidos. Portanto, se o seu projeto conta com um processo de iniciação bem estruturado, é mais provável que você tenha um negócio sólido e isso levará a uma melhor governança das suas finanças.

Maior produtividade

Uma Pipeline de Projeto permite que os indivíduos trabalhem coletivamente de uma forma produtiva, construindo níveis de confiança e aprendendo como funcionam uns com os outros. Dessa forma, por mais que eles gastem algum tempo para conhecer os pontos fortes e fracos da equipe, eles encontrarão um funcionamento para realizarem as tarefas juntos – o que é essencial.

Tudo isso, é claro, acontece durante o período de iniciação do projeto. Então, ter uma Pipeline também é uma forma de investir na produtividade e de apresentar de forma clara aos seus funcionários tudo o que tem a ser feito (de acordo com cada etapa).

Assim, diante da colaboração mútua e de funções preestabelecidas, a produtividade tende a aumentar, fazendo as entregas ocorrerem de maneira mais rápida e, acima de tudo, eficaz. Gostou da ideia?

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