Gestão de Projetos de Arquitetura: 10 dicas valiosas para o seu escritório

Gestao de Projetos de Arquitetura
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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

Administrar um projeto de arquitetura pode ser uma tarefa difícil em razão da complexidade, quantidade de profissionais envolvidos e a grande demanda de trabalho. Por causa disso, se não for realizada uma boa gestão do processo, é possível que você perca tempo, recursos e até clientes. Dessa maneira, aqui reunimos algumas dicas essenciais para aumentar a produtividade e organização durante a Gestão de Projetos de Arquitetura. Leia até o final para não perder nenhuma. 

O que é a gestão de projetos?

Nada mais é do que um conjunto de ações nas quais se aplica conhecimentos técnicos sobre administração para conseguir executar um projeto com eficiência.

A gestão de projeto serve para conseguir algum objetivo, como a entrega de um produto ou serviço. Ainda, serve para otimizar os processos internos da empresa, melhorando a sua produtividade.

Por que é tão importante ter uma boa gestão?

Tem diversos tipos de projeto arquitetônico. Alguns possuem maior complexidade do que outros, mesmo assim, uma boa gestão sempre precisa estar presente.

Desde a construção de um prédio até a reorganização de um ambiente, é essencial ter um plano de gestão, pois, existem diversos requisitos importantes que não podem ser esquecidos.

Por um lado, devem ser seguidas diversas exigências legais para que o projeto possa ser executado. É preciso prestar atenção nas legislações específicas para cada tipo de projeto.

Em contrapartida, as exigências e necessidades do cliente também devem ser priorizadas.

Uma boa gestão também serve para entender a proposta e conseguir realizar o projeto com maior eficácia. Fazendo isso, você conseguirá um melhor resultado e será capaz de realizar o que o cliente espera. Além disso, será possível otimizar as suas atividades e aumentar a sua produtividade.

1. Separar por etapas

Para ter mais produtividade ao realizar seus projetos, o ideal é separar em etapas e seguir sempre a mesma sequência.

Claro, isso não precisa ser totalmente rigoroso. Ao longo do tempo talvez seja mais conveniente mudar as etapas para adaptar o trabalho à dinâmica da sua equipe.

Ainda mais, é possível determinar uma sequência diferente para cada tipo de projeto, já que nem todos possuem as mesmas características.

No entanto, ter um roteiro é essencial para conseguir se organizar e não ficar perdido com todas as informações e deveres que precisam ser analisados.

Nós sugerimos dividir o projeto da seguinte maneira:

  • Conhecimento do terreno e suas características;
  • Definição das necessidades e vontades do cliente;
  • Organização de ideias;
  • Desenho de croqui;
  • Desenhos técnicos diversos;
  • Realização de projeto 3D;
  • Montagem de maquete se necessário;
  • Realização de cálculos;
  • Projetar sistemas hidráulicos, elétricos, mecânicos etc.;
  • Aprovação da prefeitura.

Como já falamos, essa lista é apenas uma sugestão, e pode ser adaptada à sua rotina de trabalho, tipo de projeto e demanda dos clientes.

2. Planejamento

Após definir quais as etapas do projeto, é muito importante realizar o planejamento de cada uma delas.

Nesse momento, você vai prever quais são as ações que precisarão ser tomadas e quais os potenciais empecilhos que precisarão ser superados.

Um planejamento bem realizado pode ser a diferença entre um projeto de sucesso ou um total fracasso.

O primeiro é se perguntar e responder as perguntas básicas, como:

Sem ter claras essas informações, não será possível determinar coisas simples como a organização do espaço, ou o material a ser usado.

Durante o planejamento, a gestão de riscos é o principal a se pensar. Determinar quais são os principais riscos e usá-los como uma oportunidade para melhorar o projeto pode ser um grande diferencial.

3. Estabelecer metas

Definir metas pode ser considerado uma extensão do planejamento, já que você pode definir prazos para os objetivos que foram determinados nele.

Com uma data de entrega é mais fácil aproveitar o tempo que se gasta em cada tarefa.

Lembre-se que as metas precisam ser realistas, para que a equipe não seja sobrecarregada ou tente fazer o trabalho em pouco tempo, deixando de lado a qualidade.

Ainda, precisam ser especificas. Por exemplo, em vez de “finalizar os desenhos técnicos”, pode definir “finalizar um desenho técnico específico até o final da semana”.

E, é claro, as metas também podem mudar, junto com o planejamento.

4. Delegar tarefas

Outra dica vital é atribuir diferentes atividades a cada membro da sua equipe, restando mais tempo para você focar nas prioridades.

É natural que as pessoas tenham pontos fortes e pontos fracos, ninguém é perfeito. Porém, um bom gerente de projetos consegue usar isso ao seu favor.

Desse modo, é essencial conhecer os profissionais com os quais está trabalhando. Assim, é possível delegar tarefas de forma eficiente.

Essa é uma das razões da importância do trabalho em equipe.

Desse jeito, os deveres serão bem-feitos e você conseguirá otimizar o tempo de todos, evitando refazer alguma etapa por causa de eventuais erros.

5. Organizar a rotina de trabalho

Se o objetivo é conseguir ser mais produtivo, uma ótima dica é sistematizar a sua rotina de trabalho. Para isso, basta fazer um roteiro ou usar um planner.

Tendo sempre um guia de atividades para seguir é possível poupar tempo, já que não será preciso se organizar do zero todos os dias.

Com uma rotina preestabelecida é só seguir as tarefas diárias, apenas fazendo alterações se houver imprevistos.

Ademais, se a rotina no seu escritório é muito dinâmica, é possível fazer um planejamento semanal ou mensal. O importante é adotar o hábito de organizar seu dia previamente.

No começo, assim como todo hábito novo, pode parecer difícil. Mas o segredo está em ser consistente, seguindo todo dia a rotina preestabelecida.

6. Softwares de gestão

Com certeza, os softwares de gestão são os melhores aliados para realizar a gestão de projetos de arquitetura. Eles permitem ter uma melhor organização e controle das tarefas.

Além disso, no caso de acontecer algum imprevisto como viagens ou pandemias, eles são compatíveis com a modalidade home office. Mas esse não é o único benefício:

  • Melhor organização: usando softwares de gestão é possível fazem o acompanhamento de todo o projeto em uma só plataforma. Em outras palavras, você pode visualizar as informações de uma forma completa e intuitiva.
  • Facilitação da delegação de tarefas: para o líder do projeto, fica mais simples fazer a gestão de tarefas. Ao mesmo tempo, cada membro da equipe consegue visualizar melhor as tarefas que precisam realizar cada dia.
  • Melhor gestão de tempo: ao estar tudo concentrado na mesma plataforma, todo mundo fica atualizado do que acontece e é gasto menos tempo em comunicação.
  • Divisão da equipe: é possível dividir a equipe em setores segundo a função de cada profissional.
  • Diminuição de documentação física: em um escritório de arquitetura normalmente tem muito material impresso, o que atrapalha a organização. Usando um software, são evitados esses problemas.

7. Revisar rotinas e metas sempre que necessário

Quando todas as etapas, objetivos, rotinas e metas já estão bem definidos, é hora de começar o projeto.

No entanto, pode acontecer que durante a execução ocorram imprevistos. As vezes surge a necessidade de retificar algum erro ou incluir algum detalhe que foi esquecido.

Por esse motivo, sempre é possível fazer pequenas alterações no planejamento inicial. Afinal, ninguém é perfeito e essas situações não são incomuns.

Também, pode acontecer que a dinâmica de trabalho planejada inicialmente não funcione bem fora do papel. Nesse caso, é sensato experimentar outras formas de se organizar para achar o jeito mais produtivo e eficiente.

A equipe e seus colaboradores precisam ter flexibilidade para lidar com essas circunstâncias e conseguir se reorganizar caso necessário.

8. Canal de comunicação oficial

Há inúmeros aplicativos e canais que permitem a comunicação entre duas e mais pessoas.

E é exatamente por isso que é tão importante definir apenas um canal oficial. Senão, as informações ficam espalhadas entre vários aplicativos e avisos.

O melhor é condensar todas as informações em um mesmo lugar. Dessa forma, a produtividade aumenta, pois ninguém perde tempo tentando achar as informações espalhadas nos diferentes aplicativos e outros canais.

9. Programas de maquetes eletrônicas

Outro recurso tecnológico muito usado em projetos arquitetônicos é o uso de programas para realizar maquetes eletrônicas.

Elas ajudam a visualizar melhor o projeto em 3D. Sendo assim, pode prevenir certos erros ou ajudar a organizar melhor o espaço e o ambiente que está sendo planejado.

Existe uma variedade de softwares para construir maquetes eletrônicas:

  • ZWCAD
  • Sketup
  • V-Ray
  • quantCAD
  • Revit
  • Homestyler

10. Aplicativos para monitorar produtividade

Finalmente, a nossa última dica é para o seu gerenciamento de tempo pessoal.

Com todos os aplicativos e redes sociais ao nosso alcance, é perfeitamente comum começar a procrastinar sem nem mesmo perceber.

Por isso, uma boa alternativa são os aplicativo que impedem temporariamente o acesso a determinados apps para evitar entrar neles e procrastinar “sem querer”.

Além do mais, há aqueles que ajudam a monitorar quanto tempo você trabalha.

Eles são ótimos porque, evitando procrastinar, é possível ter mais produtividade. Além disso, no final do dia resta mais tempo livre.

Essas foram as nossas dicas para você realizar uma gestão de projetos de arquitetura com maior facilidade e produtividade.

Saiba mais sobre como o uso de tecnologia pode fazer a diferença na gestão.

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