A Pipeline de Projetos consiste em organizar as ideias, filtrá-las e identificar quais podem evoluir para futuras empreitadas que serão desenvolvidas pela equipe. Leia agora e entenda a respeito desta metodologia inovadora.
Você sabia que um estudo realizado pela Sales Management Association descobriu que 61% dos gerentes de vendas afirmam que não foram adequadamente treinados em gerenciamento de pipeline de projetos? E que 63% deles ainda dizem que suas empresas fazem um trabalho ruim neste quesito?
Diante de números como estes, está na hora de fazer a diferença e entender este conceito de uma vez por todas. Pensando nisso, neste artigo, você vai aprender tudo de maneira simplificada e ainda descobrir as melhores formas de gerenciar uma Pipeline de Projeto equilibrada. Confira.
A Pipeline é um componente importante do Gerenciamento de Portfólio de Projetos (PPM). Isso porque ela envolve todas as etapas que irão garantir que um número adequado de propostas seja gerado, avaliado e selecionado, a fim de atender aos objetivos estratégicos da companhia.
Assim, o gerenciamento desta pipeline abrange o trabalho necessário para selecionar os projetos certos que serão (ou não) desenvolvidos futuramente, realizando uma espécie de filtragem.
Nesse contexto mencionado, existem quatro estágios principais que farão parte de toda a fase da Pipeline de Projetos. Conheça-os agora e vislumbre de maneira detalhada todos os pormenores acerca desta prática:
Este é o processo pelo qual novas ideias são geradas e, por este motivo, ele se torna extremamente importante para coletar um número suficiente de propostas que vão gerar projetos de qualidade.
O segundo estágio complementa a Ideação e fortalece ainda mais o processo de seleção dos projetos. Isso porque algumas ideias até são consideradas realmente boas, mas pode acontecer alguma restrição que torne a sua execução difícil ou impossível.
Por esse motivo, este estágio se assemelha muito aos processos de gerenciamento de riscos, analisando se vale realmente a pena seguir com uma ideia inicialmente pensada. A diferença, no entanto, é que as oportunidades podem aguardar em uma espécie de “fila” para entrar futuramente na pipeline e, eventualmente, produzir resultados positivos para a organização.
Uma vez que a ideia tenha passado pelo Gerenciamento de Oportunidades, o próximo estágio é o do andamento. Nele, é elaborada uma proposta de projeto que será, em breve, levada para análise por uma equipe especializada.
Assim, esta etapa é fundamental para que todas as propostas sejam verificadas de acordo com as ferramentas e os processos organizacionais. E, claro, isso evita que um compromisso seja assumido sem que a organização possa, de fato, lidar com ele.
Por último, acontece o estágio da Decisão, que é um dos componentes mais críticos de todo o gerenciamento da pipeline de projetos. Afinal, este processo permite que a equipe de Gerenciamento de Portfólio (PMT) analise a proposta com base em critérios estratégicos pré-selecionados. Tudo para tomar a decisão de prosseguir (ou não) com a empreitada.
Sem esse mecanismo, projetos desnecessários ou mal planejados poderiam entrar no portfólio e prejudicar a carga de trabalho da organização, além de impactar no tempo que seria gasto com projetos verdadeiramente importantes e estratégicos.
O equilíbrio de uma Pipeline de Projetos envolve muitos fatores. Por essa razão, confira agora algumas maneiras pelas quais você pode permanecer no controle e ainda transformar a sua gestão em uma parte importante do planejamento do seu projeto.
Quanto trabalho pode ser feito e em que velocidade pode ser concluído é determinado, especialmente, pela capacidade do seu pipeline. Desse modo, jamais afirme que você pode realizar 150 horas de trabalho por semana ou se comprometa a escrever uma dúzia de relatórios em três dias se não tiver as ferramentas certas para fazer o trabalho rapidamente.
Contabilize todos os recursos disponíveis, levando em consideração o tempo e a tecnologia que possui em suas mãos. Assim, sabendo exatamente o que tem à sua disposição, você poderá enfileirar os projetos com mais eficiência na pipeline.
Muitas equipes tendem a dar um prazo para o cliente se baseando em projetos menores e individuais que tiveram sucesso anteriormente e, com isso, podem cometer um grande erro. A realidade é que pode ocorrer uma diminuição na velocidade de um determinado projeto de acordo com a quantidade de empreitadas que está na pipeline.
Por isso, o interessante é ser pouco mais tradicional com esta questão e acompanhar absolutamente todo o tempo gasto em cada etapa, como o treinamento de funcionários, as férias e atrasos na aprovação. Ao fazer esse gerenciamento do tempo gasto, os resultados podem ser bem interessantes e levar a estimativas exatas.
Isso auxiliaria, ainda, a manter as partes interessadas informadas sobre o progresso e também sobre os obstáculos. O que, é claro, ajudaria a manter uma comunicação mais transparente com o cliente acerca das estimativas e cronogramas.
O gerenciamento das atividades realizadas em cada etapa é imprescindível para o sucesso da construção de uma pipeline. Por esta razão, é importante considerar o planejamento, o design, a estrutura que o projeto possui, as entregas definidas, o controle de gerenciamento e também as possíveis influências externas.
Dessa maneira, cada fase envolverá várias revisões multifuncionais e manter um controle durante estas etapas ajudará a realizar uma boa gestão das inter-relações, bem como a fazer uma tomada de decisões assertiva que determine se o projeto deve continuar para o próximo nível.
Entre os benefícios da implementação de uma Pipeline de Projetos, os principais são:
A adoção de uma Pipeline de Projetos é muito útil na previsão de tempo e recursos que são alocados em uma empreitada. Assim, você pode visualizar qual período foi reservado para ser gasto em uma determinada etapa e comparar com quanto tempo foi realmente despendido nesse estágio.
Isso, ainda, funciona bem do ponto de vista financeiro, porque também ajuda a realizar uma análise em termos do orçamento programado e do quanto de dinheiro foi gasto ao fim de todo o projeto.
Ao adotar uma Pipeline de Projetos, você pode estabelecer um fluxo mais dinâmico que corresponda aos estágios já vistos anteriormente. Isso é essencial para agrupar sua empreitada de acordo com as diferentes etapas, produzir relatórios para cada elemento e ainda identificar rapidamente em qual ponto o projeto está e por que tem levado tanto tempo naquele item.
Com este nível de transparência, você pode identificar, principalmente, os projetos que estão “travados” por alguma razão e apresentar soluções rapidamente para evitar qualquer problema no pipeline de produção.
Todo mundo sabe que o início de um projeto faz a diferença para o seu sucesso. Assim, com um planejamento detalhado, uma equipe designada e responsabilidades atribuídas no nível certo para a empreitada, será possível colher os louros mais à frente.
Portanto, ao estabelecer uma boa pipeline, você descobrirá que esta base pode ser um pontapé inicial para realizar boas entregas aos clientes e ainda evitar que alguns projetos sejam encerrados prematuramente.
Quando uma organização tem um limite financeiro para investir, uma das funções principais do Gerenciamento da Pipeline de Projetos é garantir que esta quantia seja empregada de forma equitativa, proporcionando o melhor retorno para o seu negócio.
Assim, é importante que o seu dinheiro seja empregado em projetos que tenham uma boa chance de sucesso e não nos que podem ser interrompidos. Portanto, se o seu projeto conta com um processo de iniciação bem estruturado, é mais provável que você tenha um negócio sólido e isso levará a uma melhor governança das suas finanças.
Uma Pipeline de Projeto permite que os indivíduos trabalhem coletivamente de uma forma produtiva, construindo níveis de confiança e aprendendo como funcionam uns com os outros. Dessa forma, por mais que eles gastem algum tempo para conhecer os pontos fortes e fracos da equipe, eles encontrarão um funcionamento para realizarem as tarefas juntos – o que é essencial.
Tudo isso, é claro, acontece durante o período de iniciação do projeto. Então, ter uma Pipeline também é uma forma de investir na produtividade e de apresentar de forma clara aos seus funcionários tudo o que tem a ser feito (de acordo com cada etapa).
Assim, diante da colaboração mútua e de funções preestabelecidas, a produtividade tende a aumentar, fazendo as entregas ocorrerem de maneira mais rápida e, acima de tudo, eficaz. Gostou da ideia?
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