Tornou-se bastante comum reclamar para amigos, familiares e até estranhos sobre o quão ocupados estamos com nossos trabalhos. Porém, muitas vezes estar sem tempo é reflexo de como organizamos a nossa rotina. Neste artigo você vai aprender a melhorar sua produtividade.
Para alguns, estar muito ocupado significa que você é produtivo e dedicado. No entanto, geralmente é o oposto: uma pessoa que faz menos tarefas, mas que faz as tarefas certas, é melhor em foco, delegação de tarefas e gerenciamento de projetos.
Embora a produtividade varie de pessoa para pessoa, existem algumas estratégias que você pode aplicar para escapar do “ciclo de ocupação” e realmente não se sobrecarregar.
Abaixo estão algumas das estratégias para tornar o dia a dia mais fácil . Confira!
O primeiro passo é reconhecer o quão estamos ocupados de verdade.
Normalmente dizemos que estamos trabalhando 50-60 horas por semana, mas a escritora Laura Vanderkam revelou em seu livro, 168 Horas, uma pesquisa que mostra que muitas pessoas exageram quanto ao seu tempo real trabalhado.
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Outros dados da pesquisa mostram que as pessoas tendem a superestimar o tempo trabalhado em cerca de 5 a 10 por cento. Além disso, quanto maior o número de horas, maior o exagero. Portanto, se alguém está dizendo que trabalhou 75 horas na semana passada, provavelmente o número de horas estava mais para 50.
Uma vez que você reconheça que é hora de parar de usar o número de horas trabalhadas como uma medalha de honra, é possível começar a implementar as próximas estratégias.
Ser um mestre na delegação de tarefas é essencial, pois isso evita que você assuma tarefas de outras pessoas. Às vezes, você faz de qualquer maneira achando que é mais fácil fazer sozinho. No entanto, na maioria das vezes não é assim.
Segundo o Princípio de Pareto, 80% de nossa renda vem dos 20% do trabalho que fazemos. Portanto, faz sentido priorizar e focar nesses 20% ao invés da maioria restante.
Faça uma lista de todos os seus clientes, tarefas e projetos que você gerencia atualmente. Elabore uma lista de tarefas que poderiam ser facilmente passadas para a sua equipe. Por fim, delegue essas tarefas à sua equipe. Você também pode utilizar um software de gestão de projetos para automatizar e facilitar a delegação e acompanhamento das tarefas.
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Se você quer jantar todos os dias com a sua família, não entre no escritório às 10 da manhã. Para sair do “ciclo de ocupação”, você terá que fazer alterações na sua rotina.
Recomendamos que você acompanhe suas atividades por uma semana para ver para aonde exatamente o seu tempo está indo. Depois de analisar por uma semana, você poderá ver onde está gastando muito tempo e realizar alterações para liberar mais tempo e ainda permitir que você faça mais enquanto está produtivo.
Como você deve ter notado, a atitude em busca de mudança também é importante para sair do “ciclo de ocupação”. Então, em vez de falar sobre o quão estressado e ocupado você está, considere cada dia como uma nova oportunidade para fazer diferente.
Ainda se sentindo sobrecarregado por conta de toda a gestão manual de projetos? Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a economizar tempo e implementar as sugestões acima. O Proj4me é o sistema que você precisa. Veja como o nosso software pode ajudá-lo a ser mais produtivo fazendo uma avaliação gratuita.
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