Problemas acontecem.
Para seus projetos terem sucesso, é necessário ter um plano para resolver de forma rápida e eficiente qualquer problema. Esse plano faz parte do processo de gerenciamento de problemas e é a essência da boa gestão empresarial.
Os problemas são situações que surgem no decorrer do projeto e o impactam negativamente. O que você precisa evitar são os que surgem e nunca são resolvidos (problemas não resolvidos reaparecem quando você menos espera). O gerenciamento de problemas é um plano que define ações e regras para solucionar adversidades que surgem durante um projeto.
Gerenciamento de problemas é um assunto importante e que todo gerente de projetos terá que lidar durante a carreira. Ao contrário do risco, o problema é mais simples, pois está acontecendo no momento. Essas etapas ajudarão você a controlá-los:
A única maneira de começar identificando um problema é coletando o máximo de informações possíveis e registrando em um documento. Com um arquivo online no Google Docs, por exemplo, você pode começar a rascunhar soluções e acompanhar o progresso da mesma.
Sem registros ou uma ferramenta para relatar o problema, ele pode se perder do projeto. Você precisa notificar outras pessoas sobre ele e confirmar com elas se ele ainda persiste.
O tempo é importante. Se você não relata o problema imediatamente, você perde a oportunidade de resolvê-lo antes que ele se tornem grande demais ou exija muitos recursos para ser corrigido.
A comunicação é fundamental, e os canais para transmitir essas informações para as pessoas certas devem ser o mais ágil possível. Se você reportar rápido, será resolvido na mesma velocidade.
Coloque o nome do responsável ao lado de uma ação, para que haja clareza no que deve ser feito.
Os problemas só são resolvidos quando há uma propriedade clara, alguém encarregado de identificar, rastrear, executar ações e resolvê-lo. Você precisa delegar tarefas para pessoas com habilidade e que tenham responsabilidade para contornar a situação.
As pessoas estão fazendo o que precisa ser feito? Valide o status regularmente. Se o problema já foi resolvido, mas sua equipe ainda está trabalhando desnecessariamente, isso torna-se outro problema. Todos devem conhecer o status atual da situação. Portanto, notifique todos com frequência para evitar desperdício de tempo e, principalmente, dinheiro.
Verifique duas vezes se o problema foi resolvido após serem marcados como solucionados. Embora exista um responsável para o problema, deve haver alguém que esteja gerenciando todo o processo.
Somente quando todos os passos estiverem concluídos é que o problema poderá ser encerrado. Quando chegar ao passo final, retire os problemas resolvidos da lista e pronto.
Problemas são inevitáveis. Eles fazem parte da gestão de qualquer projeto. É por isso que o Proj4me, um software de gestão de projetos baseado em nuvem, possui ferramentas simples de gerenciamento de problemas que rastreiam problemas em tempo real.
Com apenas alguns cliques você gera relatórios atualizados e dados detalhados para apresentar a resolução de problemas às partes interessadas. Assista a uma demonstração:
Ao enviar os dados você autoriza que o Proj4me entre em contato e declara estar ciente da Política de Privacidade.
