Você sabia que o início de um projeto é determinante para o seu sucesso ou fracasso? Para ter sucesso na gestão de projetos é importante ficar atento aos primeiros passos.
Para um projeto ser bem-sucedido, muitos fatores devem ser considerados: atingir o objetivo, cumprir com o prazo, se manter no orçamento, atingir a qualidade prevista, obter a satisfação das partes interessadas e ainda outros. O cenário ideal, onde todos os itens acima são atingidos com sucesso é difícil de ocorrer, pois normalmente um — ou mesmo vários — desses aspectos falham.
Porém, existem técnicas e atitudes que são aplicadas bem no início do projeto e, se bem executadas, são tão impactantes para o trabalho como um todo que acabam aumentando em muito as suas chances de sucesso.
Se você está passando por dificuldades e quer aprender como aumentar as chances de sucesso nos seus projetos, continue lendo este texto e descubra como é possível garantir que seus trabalhos sejam bem-sucedidos desde o início. Acompanhe!
Clareza é a base de um projeto. Sem saber claramente qual o objetivo do projeto em questão, a equipe não terá foco, determinação e nem mesmo motivação para se entregar para o desafio. Já o cliente, mudará de ideia semana após semana e nunca ficará satisfeito.
Assim, para que um projeto seja bem direcionado, é importante realizar reuniões de briefing e/ou entrevistas para que expectativas, necessidades e objetivos do cliente sejam conhecidos e estejam claros.
Nestas reuniões iniciais com o cliente, busque entender o seu perfil e tente ajudá-lo a entender com o máximo de precisão o que ele mesmo realmente precisa. Com isso você irá, inclusive, ganhar mais da confiança dele, apoio e criar uma relação próxima, o que beneficiará o projeto do início ao fim.
Ter um cliente confuso, distante e que não recebe o seu apoio desde o início para ter a clareza necessária é um primeiro e grande passo para o fracasso do projeto.
A equipe precisa estar engajada e conhecer a realidade do projeto para que o desenvolvimento seja eficaz. Muitas equipes são compostas por profissionais desmotivados e que não se sentem integrados de fato aos projetos da empresa. Essa realidade é consequência principalmente do não envolvimento dos membros da equipe, uma vez que recebem ordens e tarefas, mas não entendem o porquê das atividades desempenhadas nem a sua contribuição pessoal para o projeto.
Para evitar essa falta de envolvimento, faça a reunião de Kick-Off (veja como vídeo a baixo) antes do início da primeira atividade do projeto. É importante que todos os membros da equipe compareçam. Por exemplo, em uma construtora que começará um empreendimento, devem estar presentes os responsáveis que realizarão as compras, logística, projetos executivos, execução, estagiários e mestres de obra.
Nessa reunião, devem ser apresentadas as principais características e diretrizes do projeto: quais são os desafios, objetivos, recursos disponíveis, perfil do cliente, principais riscos, etc. Pensando no exemplo da construtora, seria oportuno compartilhar com a equipe qual o empreendimento a ser construído, como serão divididas as etapas, o que cada setor precisará fazer, o porquê desta obra ser importante para a empresa, qual o prazo e custo limites, maiores riscos do projeto, expectativas e perfil do cliente.
Claro, você pode filtrar as informações acima, de modo a não tornar a reunião longa demais. Porém, quanto melhor você conseguir envolver e contextualizar a equipe sobre o trabalho a ser realizado, mostrando a importância de cada um dos membros, mais motivado e engajado eles estarão com o projeto.
Dica bônus: veja aqui sobre como definir um bom objetivo e utilizá-lo para gerar comprometimento e foco na sua equipe.
Para o sucesso do seu projeto, é imprescindível o comprometimento da equipe. Apenas delegar tarefas não proporcionará esse efeito. Os membros precisam entender a importância das tarefas, qual o plano de ação e entender as expectativas do cliente.
Porém, além disso, é essencial que a equipe participe do desenvolvimento do projeto, contribuindo com ideias e expondo as expectativas. Consultar a equipe e informá-la com frequência são atitudes que proporcionarão o sentimento de pertencimento e consequentemente o comprometimento dos colaboradores.
Assim, já nas primeiras conversas ou reuniões, busque incentivar os membros da sua equipe a observar e participar de aspectos do projeto que vão além de suas responsabilidades individuais. Incentive-os a sugerir ideias, criticar soluções pré-definidas e buscar realmente colaborar para um projeto bem-sucedido, no lugar de simplesmente receber ordens e executar suas próprias tarefas.
Qualquer planejamento inicial não será eficiente se, ao longo da execução do projeto, não houver um bom acompanhamento e controle, adaptando-se à realidade sempre que necessário. Para isso, escolha uma boa ferramenta de gestão de projetos, a qual centralize as informações e torne o andamento do projeto transparente a toda a equipe.
Defina também que serão realizadas reuniões periódicas tanto com o cliente quanto com a equipe. Dessa forma, será possível alinhar expectativas, reduzir riscos e antecipar problemas.
As reuniões não precisam ser demoradas, mas, sim, eficientes. É importante também que todas as decisões, observações e dúvidas sejam documentadas e divulgadas aos membros da equipe, evitando falhas de comunicação.
Alcançar o sucesso em um projeto é uma tarefa que demanda atenção, dedicação, esforço e comprometimento. Ainda, essas características devem ser comuns a toda a equipe; caso contrário, dificilmente os resultados esperados serão alcançados. Por isso, não deixe de implementar as dicas que você acabou de ler neste texto para alcançar o sucesso do seu projeto.
Ao enviar os dados você autoriza que o Proj4me entre em contato e declara estar ciente da Política de Privacidade.
