Como o Plano de Projeto educa a equipe para obter resultados de excelência

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O plano de projeto é o pontapé inicial e uma das etapas mais importantes da execução de um novo projeto. As informações deste registro ajudarão a manter seu projeto no caminho certo.

Ele deve ser feito antes do início de qualquer tipo de processo. Digamos que é como um ponto zero.

Se você é gerente ou ocupa qualquer posto dentro de uma equipe de projetos, este artigo vai te ajudar a colaborar na hora de montar um plano para a empresa.

O que é o plano de projeto?

Ele é um documento que contém absolutamente todas as informações detalhadas que irão auxiliar o processo como um todo, desde sua abertura até o encerramento.

Nele constarão os prazos de entrega, custos envolvidos e a função de cada colaborador do time.

Em geral, o responsável por essa etapa é o gerente de projetos, ou project manager. É este profissional quem irá tomar decisões sobre as tarefas e as prioridades do plano. O gerente também atribui funções aos colaboradores e define quais serão os recursos utilizados.

A figura desse líder deve ser de proatividade, comunicação, confiança e influência. O gerente deve ser alguém em quem a equipe pode se espelhar e contar em todos os momentos, especialmente os de dificuldades.

Outra informação que consideramos super importante é que, apesar de procurar ser seguido sempre à risca, quase todos os planos precisam sofrer alterações pelo caminho.

É claro que, em geral, elas quase nunca são grandiosas ou modificam drasticamente os objetivos, mas um detalhe aqui ou ali vai acabar sendo remodelado. Se isso acontecer, não se desespere – é muito comum! A união da equipe será fundamental para superar esses momentos de incerteza.

O plano de projeto faz parte do ciclo de vida dele, que é composto por algumas etapas. Nós vamos explicá-los de forma rápida, mas você pode saber tudo sobre o ciclo de vida no nosso artigo completo no blog do Proj4me.

Fase inicial

Nesta fase você deverá definir os objetivos do projeto a serem executados, bem como gerar o escopo do trabalho.

Planejamento

É aqui que o plano de projeto se encaixa. Com ele, também é necessário criar diagramas de fluxo de trabalho, que vamos explicar em breve.

No planejamento são definidos o orçamento e os recursos que serão fundamentais na execução, que é o próximo passo. Este é o momento de medir os riscos e possíveis impedimentos que podem aparecer pelo caminho.

Execução

Aqui é onde a magia acontece. Nesta fase, o trabalho é implementado de fato e cada etapa é monitorada pelo gerente de projetos para que saia como planejado.

Fase final

Esta é a última etapa do ciclo de vida, onde o projeto é encerrado e a equipe faz uma análise de desempenho das atividades e a revisão de eficiência e desempenho.

Qual a importância de um plano de projeto bem estruturado?

O plano de projeto servirá como guia a ser cumprido pela equipe. Ele terá direcionamentos a serem cumpridos desde a abertura até a finalização do trabalho.

Se ele for raso ou incompleto, deixando dúvidas e pontas soltas, maior será o risco de acontecer imprevistos, trabalhos de baixa qualidade e necessidade de refazer várias vezes a mesma tarefa (ninguém quer isso, certo?).

O processo de montagem de um plano de projeto é bem complexo, então é muito importante estar atento a todos os passos para não deixar nenhuma etapa importante passar batida.

Qual é a estrutura ideal de um plano de projeto?

Apesar de existir um padrão a ser seguido – em geral, respeitando as boas práticas do Guia PMBoK -, cada equipe deve analisar e determinar o que será realmente necessário no projeto que será executado. Afinal, cada time conhece suas limitações.

Por mais que seja um processo um pouco difícil – e até confuso em alguns pontos -, o plano deve ser redigido e entregue da forma mais simples possível. Ele é feito para ser compreendido por todos os envolvidos na execução do projeto.

O plano de projeto tem três partes fundamentais, que são: a entrada, as ferramentas e técnicas e a saída. Nós vamos explicar cada uma delas a seguir.

Entrada

Na entrada estão quatro pontos de atenção.

Termo de Abertura do Projeto (TAP)

O primeiro deles é o Termo de Abertura do Projeto, que também pode ser conhecido como project charter. Este documento é uma autorização para que o projeto tenha início.

É no TAP que ficam registradas as informações principais do processo, como o nome do projeto, sua necessidade e quem será o gerente.

TAP

Subplanos de áreas integradas

De acordo com o PMBoK, o gerenciamento de projetos conta com dez áreas do conhecimento. A união dessas áreas determinará o sucesso do plano.

Cada uma delas possui seu próprio plano. No entanto, mesmo sendo mais individuais, elas não podem sofrer interferências sem a autorização do gerente de projetos, pois estão submetidas às decisões dele também.

Fatores do ambiente corporativo

O ambiente da empresa onde o projeto está sendo executado também é considerado um dos pilares do plano de projeto.

Esses fatores serão analisados pelo gerente de projetos para que ele tenha certeza que nenhum deles pode impor restrições à execução do projeto.

Alguns pontos a serem considerados são o comportamento da governança, a legislação da empresa, a infraestrutura de trabalho e a cultura organizacional.

Outros processos organizacionais

Durante a execução de um projeto, é muito importante relacioná-lo ao resto do que acontece na instituição. O gerente de projetos deve saber se os processos de outros projetos não irão influenciar o seu.

Ferramentas e técnicas de execução

As ferramentas e técnicas especificadas no plano de projeto serão utilizadas em algum momento dentro do cronograma, por profissionais específicos.

Ainda durante seu desenvolvimento, o plano já precisa utilizar-se de algumas dessas técnicas. Algumas delas estão listadas abaixo.

Ajuda de profissionais especialistas

O gerente de projetos pode contar com a opinião de outros especialistas em gerenciamento para dar continuidade à montagem do plano. Esses profissionais podem auxiliar na definição dos recursos humanos e outros processos.

Discussão de dados

A coleta de dados consiste em realizar reuniões da equipe para encontrar novas ideias e soluções em conjunto que possam contribuir para o projeto.

Habilidades individuais e coletivas

Comandar um projeto não é uma tarefa fácil. Por esse motivo, o gerente de projetos deve reforçar suas habilidades de liderança para lidar com seus próprios trabalhos e também para ser capaz de mediar os momentos coletivos.

Este profissional deve saber intervir em conflitos, superar obstáculos que possam ser barreiras para a equipe e organizar as reuniões, que são importantíssimas durante a execução do projeto.

Uma delas, por exemplo, é a Daily Scrum, que deve acontecer diariamente e serve para atualizar a equipe sobre o desempenho individual de cada colaborador, além de informar sobre possíveis empecilhos.

Saídas

Nas saídas estão os direcionamentos do plano de projeto propriamente dito. Nesse documento estarão reunidas todas as informações sobre o projeto, os custos envolvidos, as datas do cronograma e outras referências.

Para qualquer formato de plano, algumas informações fundamentais sobre o projeto são:

Nome

Este é um detalhe simples, mas saiba que é muito relevante identificar o projeto com um nome. Isso irá diferenciá-lo dos outros e, se houver necessidade de procurar por ele mesmo depois de entregue, essa característica pode ajudar.

Data de entrega

A data da entrega movimenta a equipe ao seu cumprimento. E ela não precisa, necessariamente, ser uma só. O projeto pode ser dividido em etapas menores com datas de entrega mais específicas para cada tarefa ou atividade.

Fazer isso pode inserir a equipe no método Scrum, que já falamos bastante aqui no blog.

Custos envolvidos

Todo projeto demanda investimento, e o objetivo da equipe é que o ROI (Retorno sobre o Investimento) seja o maior possível. Os custos também precisam estar detalhados no plano de projeto.

Ou seja, a ideia é que o time entregue a maior qualidade no menor tempo possível e com o menor uso de recursos.

Por esse motivo, é indispensável que o gerenciamento dos custos seja monitorado de perto. Assim, fica mais fácil direcionar o dinheiro para onde ele será melhor aproveitado.

A produtividade também entra nesta conta. Afinal, quanto maior o resultado do cálculo da produtividade, melhor estão sendo aproveitados os recursos.

Objetivos

O plano de projeto deve conter os objetivos de forma aprofundada, assim como os indicadores de qualidade que servirão para confirmar se ele foi cumprido de fato.

Os objetivos do projeto também podem ser divididos em etapas. O gestor pode visualizar com mais facilidade se as atividades estão caminhando de acordo com a qualidade, tempo e recursos disponíveis, e ainda pode corrigir os erros quando ainda são menores.

Imagine só que um gerente de projetos percebe um erro grave apenas quando o projeto está pronto. Dividindo os objetivos em etapas, ele pode identificar este erro com antecedência e trabalhar para melhorá-lo.

Os objetivos também implicam nos impactos do projeto esperados no mercado. Neste ponto, a equipe deve descrever as expectativas que espera cumprir.

Descrição de colaboradores e suas tarefas

Como o projeto é formado por uma equipe de várias pessoas, cada uma delas deve ter seu espaço no plano. Nesta área, ficam determinadas as tarefas pessoais e os recursos necessários para cumpri-las.

As atividades devem ser descritas de forma individual, assim cada colaborador saberá o que é de sua responsabilidade. Como o plano é de conhecimento de todos, a distribuição bem definida e visualmente facilitada é essencial – imagine só se alguém se confunde e faz a tarefa de outra pessoa?

A Daily Scrum, que também já comentamos, é uma ótima forma de fazer o monitoramento das tarefas individuais.

Gerenciamento de riscos e outros contratempos que podem atrasar ou atrapalhar o objetivo

Os riscos são os maiores inimigos dos gerentes de projetos. Eles precisam ser analisados a todo momento – tudo o que pode afetar negativamente o andamento das tarefas deve ser resolvido.

Conforme o projeto vai evoluindo, o time pode se deparar com novas dificuldades e desafios para enfrentar.

Modelos de organização do plano de projeto

Se você nunca fez um plano de projeto antes, pode ficar assustado com a quantidade de informações envolvidas. Para te ajudar, existem alguns formatos de organização que podem deixar seu projeto mais visual e dinâmico.

Lembre-se de ter um documento mais formal (que é o escopo, já comentado mais acima) contendo absolutamente todas as informações de forma bem detalhada e rigorosa. As ideias a seguir são apenas uma maneira de otimizar os elementos mais importantes para as práticas do dia a dia.

Diagrama de Gantt

O diagrama de Gantt permite que você veja a distribuição das tarefas em um certo período de tempo.

Você pode separar as datas em dias, semanas ou meses, a depender da duração do projeto. Também é possível escolher dividir o projeto em partes menores no cronograma ou então visualizá-lo como um todo, do início ao fim.

Uma vantagem deste diagrama é poder ver as tarefas na linha do tempo de forma simultânea, mesmo que suas datas não estejam diretamente interligadas.

Modelo de roadmap

Como o próprio nome sugere, o roadmap é como uma mapa que contém os direcionamentos do projeto. Ele pode ser feito de várias formas e é útil para indicar qual a etapa que está sendo desenvolvida em um momento.

O roadmap utiliza de efeitos visuais e aborda os objetivos mais urgentes e diretos do calendário.

Modelo de mapa mental

Os mapas mentais são utilizados há muito tempo dentro e fora das empresas. Ele tem como objetivo mostrar as relações entre as partes envolvidas na execução do projeto.

Apesar de prático, para quem nunca lidou com um mapa mental ele pode parecer confuso. Por esse motivo, é importante que ele tenha elementos visuais para identificar processos e seja simples, embora completo.

Como criar um plano de projeto?

Seu plano de projeto é essencial para o sucesso de qualquer ideia. Sem um, seu projeto pode estar suscetível a problemas comuns de gerenciamento, como prazos perdidos, aumento do escopo e excesso de custos.

Embora elaborar um plano de projeto exija um pouco de mão-de-obra inicial, o esforço renderá dividendos ao longo do ciclo de vida do projeto, fique tranquilo! O esboço básico de qualquer plano de projeto pode ser resumido nestas cinco etapas:

  1. Defina as partes interessadas, o escopo, a linha de base de qualidade, as entregas, os marcos, os critérios de sucesso e os requisitos do seu projeto. Crie um termo de abertura do projeto, estrutura analítica do projeto e uma declaração de trabalho.
  2. Identifique os riscos e atribua resultados aos membros da sua equipe, que realizarão as tarefas necessárias e monitorarão os riscos associados a eles.
  3. Organize sua equipe de projeto (clientes, partes interessadas, equipes, membros ad hoc e assim por diante) e defina suas funções e responsabilidades.
  4. Liste os recursos necessários do projeto, como pessoal, equipamento, salários e materiais e, em seguida, estime seu custo.
  5. Desenvolva procedimentos e formulários de gerenciamento de mudanças. Crie um plano de comunicação, cronograma, orçamento e outros documentos de orientação para o projeto.

Cada uma das etapas para elaborar um plano de projeto explicado acima corresponde às 5 fases do projeto, que descreveremos na próxima parte.

Mão na massa!

Como você viu neste artigo, o plano de projeto não é nada simples. Por isso, a hora de começar é agora!

Quanto antes você der início a esta etapa tão importante, maior é a probabilidade de alcançar os resultados esperados em menos tempo.

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