Gestão à vista: transparência e colaboração entre equipes

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O gerenciamento colaborativo ou gestão à vista pode ser definido como uma coleção de várias técnicas de gerenciamento que iluminam um senso de unidade e trabalho em equipe entre gerentes, supervisores e os funcionários de uma organização empresarial.

Pode ser amplamente visto como o ato de trabalhar junto como uma equipe para atingir um objetivo comum dentro de um determinado período de tempo e compartilhando todas as informações com as outras áreas!

O conceito por trás do estilo de gestão à vista é:

  • Permitir que os gerentes combinem seus pontos fortes com os pontos fortes de sua equipe;
  • Tornar possível superar coletivamente quaisquer deficiências encontradas entre os membros da equipe e de outras equipes;
  • Aumentar a eficiência e produtividade de toda a empresa.

Gerenciamento por objetivos

A gestão por objetivos é um processo de definição de objetivos a serem alcançados dentro de uma organização, de forma que a administração e os funcionários concordem com os objetivos e entendam seus papéis e deveres para com a organização para alcançá-los.

Esse processo está intimamente ligado à ideia de gestão à vista, por compartilhar objetivos para que seja possível atingir metas macro. Envolve 5 etapas:

  • Revisar os objetivos organizacionais – O gerente obtém uma compreensão clara dos objetivos gerais da organização.
  • Definir objetivos do trabalhador – O gerente e os trabalhadores se reúnem para chegar a um acordo sobre os objetivos do trabalhador a serem alcançados ao final de um determinado período de tempo.
  • Monitorar o progresso – Em intervalos regulares durante o período normal de operação, o gerente e os trabalhadores verificam se os objetivos estão sendo alcançados.
  • Avaliação de desempenho – No final do período normal de operação, o desempenho do trabalhador é medido pela extensão em que o trabalhador atingiu o objetivo.
  • Recompensa – as recompensas são dadas ao trabalhador com base na extensão em que os objetivos foram alcançados.

Vantagens importantes da gestão à vista

  • Motivação – Estimula a satisfação e o comprometimento do funcionário com o trabalho.
  • Melhor comunicação e coordenação – revisões frequentes e interações entre superiores e subordinados constroem relacionamentos harmoniosos dentro da organização e resolvem problemas.
  • Clareza de Metas – Os subordinados tendem a ter um compromisso maior com os objetivos que se propõem do que aqueles que lhes são impostos por outros.

Características da gestão à vista

Algumas das características significativas da gestão colaborativa são as seguintes:

  • Baseia-se no princípio da participação ativa de todos os membros da equipe no processo de planejamento e controle, bem como na ligação em rede daqueles que usam módulos de informação, comunicação e colaboração.
  • A gestão não é considerada uma atividade reservada apenas aos gestores, mas sim como parte integrante do trabalho em equipe de todos os membros.
  • Isso cria um alto nível de transparência e uma consciência compartilhada de qualidade entre os membros da equipe.

Processos Colaborativos

Um processo colaborativo se diferencia de um processo tradicional de várias maneiras. A colaboração é entendida pelos participantes como uma perspectiva e uma forma de relacionamento entre si e também com a organização; não apenas uma tática, ou um conjunto de habilidades ou ferramentas.

Ele fornece uma maneira clara e elaborada de atingir a meta por meio do trabalho conjunto. A confiança entre os membros supera as hesitações ou suspeitas iniciais. Os participantes trabalham para satisfazer não apenas os seus próprios, mas também os interesses de todos os membros e da organização.

Além disso, há ampla inclusão e abertura a todas as perspectivas necessárias. A colaboração produz resultados tangíveis, substanciais e sustentáveis, passando dos estágios de formação para a participação e ação conjunta.

Tomada de decisão colaborativa

A Tomada de Decisão Colaborativa é uma iniciativa conjunta que visa melhorar a gestão à vista a partir do aumento da troca de informações entre o superior e os subordinados.

Trata-se de um paradigma operacional onde as decisões são baseadas em uma visão comum dos líderes e membros da equipe, e uma consciência das consequências das decisões mútuas tomadas.

Existem duas premissas centrais:

  • Melhores informações levarão a uma melhor tomada de decisão. Ferramentas e procedimentos precisam estar disponíveis para responder facilmente às mudanças nas condições.
  • Ao compartilhar informações, valores e preferências, os membros da equipe aprendem uns com os outros e constroem um conjunto comum de conhecimentos, resultando em decisões e ações que são  mais valiosas para o sistema.

Gestão Participativa

Estilos de liderança

Na gestão à vista, é importante ter à frente dos processos um líder colaborativo. Simplificando, a liderança colaborativa é o tipo de liderança necessária para obter resultados eficazes e eficientes através das fronteiras organizacionais internas ou externas.

Um líder colaborativo investe tempo para construir relacionamentos, lida com conflitos de maneira construtiva e compartilha o controle. Em contraste, a liderança tradicional é mais autocrática, onde o líder assume o controle absoluto sobre sua equipe e toma decisões sem consultar os membros da equipe.

Habilidades e Atitudes

Existem três habilidades essenciais.

Mediação

Os líderes colaborativos devem ser capazes de lidar com um conflito de maneira construtiva e eficaz assim que ele surgir. Esta é uma habilidade exigente. Na liderança colaborativa, lidar com conflitos e as habilidades de mediação associadas costumam ser a prioridade número um de desenvolvimento de liderança.

Influência

Os líderes colaborativos devem ser capazes de compartilhar o controle e escolher a melhor abordagem para influenciar outros membros da equipe. Isso requer uma compreensão completa da cultura organizacional e do tipo de personalidade dos membros de sua equipe, bem como uma análise objetiva da situação de negócios a ser administrada.

Engajando outras pessoas

Habilidades de networking e construção de relacionamento desempenham um papel importante na liderança colaborativa de sucesso. Isso significa comunicar-se com clareza, gerenciar situações de alto estresse e envolver outros membros da equipe na tomada de decisões no momento certo.

Em apoio a essas três habilidades, os líderes colaborativos devem manter as três atitudes essenciais adicionais a seguir.

Agilidade

Situações colaborativas complexas exigem uma atitude mental voltada para o futuro, juntamente com a capacidade de assimilar fatos rapidamente e fazer perguntas incisivas e executar as ações necessárias.

Paciência

Gerenciar relacionamentos leva tempo e os líderes colaborativos precisam ser capazes de ter uma abordagem calma e comedida, refletindo sobre novas informações, apoiando, encorajando e dando confiança aos outros.

Empatia

Um líder colaborativo deve ser sustentado por uma disposição para realmente ouvir e ter a mente aberta para os pontos de vista dos membros da equipe.

Somente com essas atitudes os líderes podem desenvolver um alto grau de autoconsciência, necessário para avaliar com precisão o impacto de seu comportamento nos outros.

Gestão à vista no Ciclo de Vida de um Produto/Solução

A abordagem de gestão à vista implica que a função de gerenciamento de risco invoca todo o ciclo de vida do produto. Em cada uma dessas fases, a função de risco é essencial para avaliar e tratar os problemas.

Fase de geração de ideias

Nesta fase, novas ideias são entretidas e também convidadas por qualquer pessoa da empresa e são documentadas em uma Proposta de Negócio pronta para avaliação.

As ideias são filtradas e selecionadas com base no alinhamento estratégico, valor comercial e risco executivo.

A equipe de gerenciamento de risco trabalha com as equipes de planejamento de negócios que conduzem análises SWOT (pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças) para o novo projeto, considerando o alinhamento estratégico e o valor comercial da ideia.

As principais áreas abordadas nas seções de fraquezas e ameaças são os diferentes riscos apresentados à ideia do produto/solução.

No final desta fase, a proposta é analisada minuciosamente no Ponto de Verificação de Aprovação de Ideia. Este ponto de verificação atua como um filtro e encaminha apenas as propostas que foram aprovadas para prosseguir.

O resultado deste ponto de verificação será aprovado/reprovado. Os riscos para o projeto/produto ou solução que são identificados e avaliados são componentes essenciais no processo de tomada de decisão.

Depois que a Proposta de Negócios é aprovada, uma equipe de gerenciamento colaborativo é criada para o projeto que inclui responsabilidades de gerenciamento de risco.

Fase de Planejamento de Negócios

Depois que a Proposta é aprovada e passada pelo Ponto de Verificação de Aprovação da Ideia (no final da fase de Geração da Ideia), um Proprietário do Produto/Solução é designado para projetar o plano do produto/solução, descrevendo-o com mais detalhes.

A saída desta fase é um Plano de Produto/Solução viável. O plano é revisado posteriormente, seguido por uma aceitação ou rejeição no Ponto de Verificação de Iniciação do Projeto.

O objetivo deste ponto de verificação é confirmar se a proposta de negócio ainda é viável.

Durante essa fase, a função da equipe de CRM é fazer um estudo completo sobre o panorama do produto no contexto do ambiente da organização e determinar os vários riscos que o produto enfrenta para que possam ser incluídos no plano.

Fase de Definição

Durante esta fase, as entregas são definidas detalhadamente em relação ao produto para que ele possa ser desenvolvido ainda mais. Basicamente, é produzido um plano de projeto que descreve o cronograma geral e o caminho crítico.

Nesta fase, os proprietários de negócios e a equipe de CRM trabalham em colaboração para tratar da conformidade com as políticas comerciais, técnicas e de governança de serviços.

Durante esta fase, a Equipe é responsável pela decisão de ir ou não para a ‘Arquitetura do Projeto’. Durante a fase de Definição, o plano do produto é elaborado com detalhes do plano do projeto, que define como o Ponto de Verificação de Compromisso.

Assim, analisa o trabalho durante a fase de Definição para verificar se o produto está pronto para passar para a fase de entrega com todos os riscos identificados na consulta. Além disso, também confirma que a proposta de negócio continua viável.

Fase de Entrega

Durante esta fase do ciclo de vida do produto, as principais entregas são produzidas e o produto é entregue às equipes de trabalho. O final da fase de Entrega é destacado por um Ponto de Verificação de Aptidão para Lançamento.

Este é o ponto de verificação em que o projeto se transforma da entrega à implantação. Durante esta fase, a gestão à vista garante que os riscos em todas as entregas principais sejam tratados antes do lançamento do produto.

Essas entregas incluem uma variedade de elementos como produto, infraestrutura, conteúdo, administração, sistemas e processos. Uma revisão de adequação ao risco de lançamento é configurada em um ambiente colaborativo.

Um card indica as preocupações e também as dúvidas relacionadas a padrões de tecnologia não resolvidos, desalinhamento ou qualquer outro nível significativo de risco.

A função desse checkpoint é confirmar se a proposição é funcional, escalonável, estável e pronta para ser apresentada aos clientes e se todos os riscos representados foram tratados de forma eficaz.

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Fase de Implantação

Durante essa fase, o produto é entregue pelos grupos operacionais que o especificaram, desenvolveram e testaram para aqueles que precisam vendê-lo, administrá-lo, dar suporte, operá-lo e mantê-lo.

Esta fase inclui o ponto de verificação pronto para geração de receita. No estágio de Ponto de verificação pronto para geração de receita, a equipe dá a aprovação de que o produto pode ser vendido, administrado e com suporte em uma região de destino sem colocar a organização em risco.

Assim, se confirma que o produto atende ao desempenho acordado direcionado ao ambiente de produção, está livre de quaisquer riscos significativos conhecidos e está pronto para receber suporte na versão geral.

Fase de Monitoramento

Nesta fase, a equipe de CRM é responsável por revisar os riscos associados ao produto de maneira contínua.

Fase de Obsolescência

Durante essa fase, os produtos que não são mais viáveis ​​são retirados ou substituídos por produtos que dão melhor suporte à estratégia organizacional.

Inclui o Ponto de Verificação de Fechamento. O objetivo do ponto de verificação de fechamento é confirmar formalmente que o produto atingiu o fim de sua vida útil. Ele confirma que todos os vestígios de produtos foram eliminados e nenhum recurso corporativo permanece alocado para seu suporte, manutenção ou aprimoramento adicional.

 

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