Utilizar os recursos de forma inteligente é fundamental para todas as organizações, pois são os investimentos mais caros de qualquer empresa. Por isso, o gerenciamento de recursos tornou-se parte essencial de qualquer negócio hoje.
Surgiu como uma disciplina independente depois que as organizações se tornaram complexas com estrutura matricial e se expandiram em várias geografias. Neste artigo, explicamos todos os conceitos necessários para orientar você em uma jornada de sucesso com o gerenciamento de recursos.
Vamos nessa?
Gerenciamento de recursos é o processo de utilização de vários tipos de recursos de negócios com eficiência e eficácia. Esses recursos podem ser humanos, ativos, instalações, equipamentos e muito mais.
Assim, o gerenciamento se refere ao planejamento, programação e futura atribuição de recursos para o projeto certo na hora e custo certo. O plano de gerenciamento de recursos permite que as empresas utilizem de forma otimizada a força de trabalho qualificada e aumentem a lucratividade.
A gestão de recursos desempenha um papel significativo na melhoria da rentabilidade e sustentabilidade de um negócio:
Com visibilidade em toda a empresa, os gerentes podem utilizar recursos globais de baixo custo de locais de baixo custo. Ter a combinação certa de recursos locais e globais ajuda a reduzir os custos do projeto.
Alocar o recurso certo para o projeto certo permite que eles concluam a entrega dentro do prazo e do orçamento. Os gerentes de recursos podem controlar os custos distribuindo os recursos-chave uniformemente em todos os projetos, em vez de em um projeto de alta prioridade.
O gerenciamento de recursos ajuda os gerentes a prever a utilização da força de trabalho com antecedência. Assim, os recursos podem ser mobilizados de trabalho não faturável para faturável e estratégico.
A previsão de demanda, uma função do gerenciamento de recursos do projeto, permite que os gerentes prevejam a demanda de recursos com antecedência. Isso permite que eles avaliem e analisem a lacuna de habilidades dentro da capacidade existente.
Depois de identificar as faltas e excessos, os gerentes de recursos podem formular um plano de ação para preencher de forma proativa a lacuna de capacidade x demanda.
O processo de gerenciamento de recursos traz transparência na comunicação e, portanto, facilita o compartilhamento eficaz de recursos altamente qualificados em uma organização matricial.
Os recursos escassos podem ser utilizados em projetos diferentes, em vez de um projeto de alta prioridade. O modelo de serviços compartilhados também formará equipes em várias geografias para operações de suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Os funcionários admiram seus líderes por seu desenvolvimento profissional. Deixar de motivar e fornecer oportunidades de desenvolvimento de carreira levará predominantemente à redução do engajamento, produtividade e desgaste não planejado.
O monitoramento regular de suas habilidades e desempenhos é benéfico para ajudá-los a melhorar e agregar mais valor à organização.
O agendamento de recursos envolve a identificação e alocação de recursos por um período específico para diferentes tarefas do projeto. Com um gráfico de Gantt centralizado da empresa, a programação de recursos elimina silos de planilhas.
Também facilita a implantação de recursos competentes para o trabalho certo para terminar o projeto dentro do orçamento e do tempo.
A utilização de recursos mede a quantidade de tempo gasto pelos funcionários em diferentes tarefas do projeto em relação à sua disponibilidade. É um indicador-chave de desempenho no cenário empresarial moderno, pois influencia diretamente os resultados financeiros da empresa. A utilização pode ser medida em termos de:
- Utilização geral de recursos
- Utilização faturável
- Utilização estratégica
- Utilização não faturável
Os gerentes de recursos podem mobilizar recursos de forma proativa de tarefas não faturáveis a faturáveis / estratégicas e maximizar sua utilização faturável.
A previsão de recursos ajuda os gerentes a prever os níveis de utilização de recursos com antecedência e prever os recursos que provavelmente acabarão. Aproveitando essas informações, pode ser possível:
- Mobilizar os recursos para tarefas faturáveis de atividades não faturáveis
- Garantir uma gestão de bancada eficaz
- Preencher a lacuna de capacidade e demanda
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O planejamento de recursos é o processo abrangente de planejamento, previsão, alocação e utilização da força de trabalho de forma mais eficiente e inteligente.
Esses dois componentes são vitais para garantir que nenhuma das vagas do projeto fique vazia ou o excesso de capacidade seja desperdiçado. Simplificando, o planejamento de recursos e capacidade maximiza a utilização ideal e as entregas de projeto em tempo hábil.
Os gerentes de recursos têm várias responsabilidades para prestar contas ao gerenciar o investimento mais significativo da empresa. Desde compreender os talentos até ser o elo principal entre os PMOs e a força de trabalho, eles têm muito em sua lista de tarefas.
Algumas habilidades essenciais para um gerente agilizar este processo complexo:
Os gerentes de recursos são responsáveis por atender às solicitações de recursos dos gerentes de projeto, atribuindo o trabalho ao recurso certo. Uma vez que atuam como mediadores nesse processo, é imprescindível ter habilidades de comunicação exemplares.
Frequentemente, vários gerentes de projeto acabam solicitando recursos com habilidades semelhantes. Nesse caso, se os critérios de priorização do projeto não estiverem em vigor, pode haver conflitos.
Além disso, a falta de transparência na definição de metas e objetivos pode fazer com que os recursos fiquem sem direcionamento, o que também pode resultar em discrepâncias. Assim, é função de um gerente de recursos intervir, definir as expectativas corretas e garantir que todos estejam na mesma página para manter o trabalho em andamento.
É por isso que a habilidade de resolução de conflitos é uma obrigação!
Uma vez que a responsabilidade recai sobre os gerentes de recursos em alocar o recurso certo para o trabalho certo, é importante que eles entendam o conjunto de habilidades muito bem.
Se um gerente de recursos sem conhecimento de engenharia estiver trabalhando para uma empresa de engenharia, ele apresentará desafios de planejamento de recursos a longo prazo. Para isso, eles devem ter experiência no domínio ou área para obter mais clareza.
Todo gerente visa concluir o projeto dentro do prazo e do orçamento, o que torna o planejamento futuro um aspecto crítico. Como o sucesso depende muito da força de trabalho, os gerentes de recursos precisam ser extremamente proativos para atender à demanda.
Eles devem ser perspicazes para tomar decisões calculadas sobre a implementação dos tratamentos corretos de recursos.
O que acontece se houver atrito não planejado? Um projeto em execução pode ser interrompido. Como um gerente de recursos lidaria com essa situação? Se eles tiverem um plano de backup em vigor, essas situações parecerão fáceis de lidar.
Os riscos são inevitáveis no cenário do projeto. Assim, os gerentes de recursos devem aprimorar suas habilidades de gerenciamento de risco com planejamento antecipado para manter o projeto em andamento.
Organizações com uma configuração baseada em matriz, equipes multifuncionais e um modelo de serviços compartilhados requerem gerenciamento de recursos corporativos. Hoje, o gerenciamento de recursos faz parte do DNA de todas as organizações.
Setores como serviços de TI, construção e engenharia, auditoria e contabilidade e organizações de serviços profissionais, etc., implementaram processos robustos de gerenciamento de recursos.
Outros fatores cruciais que constituem a necessidade de gerenciamento de recursos são as empresas que trabalham em vários projetos. Isso significa que eles estão expostos a várias variáveis, como prioridades do projeto, disponibilidade de recursos e restrições orçamentárias.
Essas complexidades exigem visibilidade em toda a empresa e atualizações em tempo real para ajudar os gerentes a se manterem informados o tempo todo. Eles precisam gerenciar seus recursos com diligência e terminar os projetos dentro do orçamento e do prazo.
A alocação incompetente ou reserva de recursos de alto custo em vez da força de trabalho de baixo custo, mas igualmente qualificada, aumenta o orçamento do projeto. Uma vez que as habilidades e competências dos recursos não são aproveitadas de forma mais eficaz, os custos do projeto aumentarão, causando estouros orçamentários desnecessários.
O fraco desempenho dos funcionários é o primeiro e mais importante indicador de gerenciamento de recursos abaixo do ideal. Expectativas irrealistas, super alocação ou reservas sem considerar os interesses e habilidades dos funcionários podem contribuir para reduzir o engajamento e a produtividade.
Isso afetará adversamente a qualidade do projeto e diminuirá o moral dos funcionários.
Os funcionários se sentem desinteressados e insatisfeitos quando seus pontos fortes e habilidades não são explorados da melhor forma. A super utilização devido a prazos irrealistas pode levar ao esgotamento do funcionário.
Essas circunstâncias podem obrigar seu valioso conjunto de talentos a procurar oportunidades em outro lugar, o que aumentará gradualmente a rotatividade de funcionários.
Sem visibilidade dos membros da equipe e seu conjunto de habilidades, os recursos podem ser alocados para projetos que não correspondem às suas competências. Isso pode resultar em atrasos na entrega, pois um tempo significativo será gasto para aprender no trabalho antes de se tornar produtivo.Atrasos no cumprimento dos prazos também aumentam os custos do projeto.
Práticas ineficientes de gerenciamento de recursos levam à má alocação de recursos, o que faz com que as equipes dediquem mais horas para cumprir as metas do projeto. Prazos apertados e uma carga de trabalho pesada podem colocar a equipe sob pressão, aumentando assim a probabilidade de erros.
Atraso na entrega, comprometimento da qualidade e aumento do orçamento prejudicam a integridade do projeto, resultando na insatisfação do cliente e, eventualmente, na perda de negócios.
Os tomadores de decisão devem, portanto, formular um plano de gestão de recursos eficiente para evitar enfrentar essas consequências. Os gerentes podem formular este plano usando software de gerenciamento de recursos avançado.
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O surgimento de tecnologia inovadora e avançada criou uma mudança de paradigma na forma como os recursos são gerenciados.
Ferramentas modernas são desenvolvidas usando Business Intelligence que fornece insights precisos sobre métricas de recursos e promove decisões baseadas em dados.
A maioria dos gerentes de recursos implementa ferramentas básicas de agendamento e planejamento para alocar tarefas aos recursos. No entanto, conforme mencionado anteriormente, o gerenciamento de recursos vai além desses conceitos e cobre muito mais.
Assim, as empresas em breve começarão a investir em uma ferramenta holística que mantém uma única versão da verdade em toda a empresa e fornece todos os recursos sob o mesmo teto.
Bom, a essa altura você já entendeu que o gerenciamento de recursos não é um processo "via única". Cada organização opera de maneira diferente e, portanto, precisa de um plano de gerenciamento de recursos personalizado que atenda às suas necessidades.
Os conceitos mencionados acima e as dicas o ajudarão a formular a estratégia de gerenciamento de recursos certa para sua empresa.
Agora que você entende que a gestão de recursos é fundamental para o sucesso de qualquer negócio, deixe seu comentário!
Que processo você segue para garantir uma gestão eficiente dos recursos?
Esperamos que este artigo tenha ajudado a elucidar suas dúvidas!
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