Caso você trabalhe com Gestão de Projetos, com certeza já ouviu falar em PMO, PMI e PMP. Essas siglas aparecem na sexta edição do Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) e representam elementos essenciais no processo de gerenciamento de uma empresa.
O PMBOK, embora não seja uma metodologia propriamente dita, tem sido extremamente útil para a Gestão de Projetos.
Isso porque, além de reunir as melhores práticas para a atividade, facilita o trabalho dos profissionais da área, servindo de guia para a produção de um resultado exclusivo e satisfatórios aos clientes.
Neste artigo, entenda o que é um projeto, quais são as etapas do seu ciclo de vida, bem como a influência dessas siglas no processo de gerenciamento. Desejamos a você uma boa leitura!
Antes de trazer os conceitos mencionados acima, é preciso entender o que é um projeto e o que o caracteriza.
Um projeto é um esforço temporário feito, de forma planejada e coordenada, para criar um produto, serviço ou resultado único. Essa é a definição, segundo a edição mais recente do Guia PMBOK.
Ele pode ser autorizado por uma série de motivos: para suprir uma nova demanda do mercado, atender oportunidades ou necessidades emergentes, adaptar-se ao ambiente ou, até mesmo, para responder à solicitação de um cliente.
Confira, abaixo, as características comuns dos projetos:
É uma atividade planejada;
Possui tempo determinado;
Envolve pessoas;
Produz resultados exclusivos;
É gerido com base em diferentes processos.
Diferentemente do que muitos pensam, processo e projeto não se confundem. Para que essa confusão não ocorra mais, explicaremos, abaixo, o que difere um do outro.
Como vimos, um projeto é um esforço temporário, tem começo, meio e fim, e é realizado para a produção de um resultado específico. Apesar de incentivar a inovação e permitir a flexibilidade, é um trabalho um tanto desafiador, já que o projeto encontra restrições de tempo, qualidade, recursos e escopo.
Já o processo, não tem nada de inovador e, de forma geral, não é flexível, pois tem como objetivo produzir sempre a mesma coisa, continuamente.
De acordo com o Guia PMBOK, um processo é uma sequência de atividades rotineiras que visam transformar insumos, ou seja, matérias-primas, em saídas, produtos ou serviços, a partir de determinado processamento.
Esse conjunto de tarefas comuns não tem a pretensão de criar algo único e inovador para os clientes, mas sim obter o máximo de eficiência nas operações, ou seja, alcançar melhores resultados com menos recursos ou dispêndio).
Resumindo, um processo é:
Uma sequência coordenada de atividades;
Uma atividade repetitiva e padronizada, que gera sempre os mesmos resultados;
Algo permanente;
Algo que gera valor para os clientes.
Como assinalamos, existem diferenças significativas entre processos e projetos. Porém, isso não significa que um modelo de trabalho e gestão é mais eficiente, eficaz e efetivo do que outro. A melhor opção é aquela mais adequada à estrutura e às peculiaridades de um negócio.
Cabe lembrar que o sucesso da adoção de um projeto ou de um processo em uma empresa depende também do modo como esses são geridos.
Quando falamos em gerenciamento ou gestão, estamos nos referindo à maneira como um projeto é estruturado, executado, monitorado e controlado. Isso inclui o grau de alinhamento entre métodos, técnicas, ferramentas, conhecimentos e habilidades para o alcance de objetivos pretendidos.
Se gerido de forma correta, um projeto pode trazer inúmeras vantagens para uma empresa. As principais são:
1 - Diminuição dos custos: o monitoramento periódico do orçamento facilita o trabalho do gerente de projetos, permitindo que este verifique se os recursos financeiros estão sendo alocados, conforme o planejado;
2 - Otimização de tempo e recursos: a montagem da linha de base de um cronograma, além de demonstrar prazos mais previsíveis, podem ser usados como referência quando o gestor for comparar o tempo e os recursos planejados com aqueles efetivamente gastos;
3 - Assertividade dos resultados: se o gestor de projetos dedica o seu tempo para entender as necessidades e as expectativas de clientes, ele tende a planejar e monitorar projetos com mais cautela, assegurando-se de que eles serão conduzidos da melhor maneira possível e com base nos desejos mapeados anteriormente;
4 - Controle dos riscos: gerentes que mapeiam os riscos do projeto e conseguem identificar, com antecedência, a concretização de ameaças, têm mais tempo para buscar alternativas para minimizá-las, assim como para aproveitar as oportunidades que eventualmente surgirem;
5 - Maior produtividade e engajamento da equipe: se a empresa investe no diálogo com os colaboradores e busca sempre compartilhar informações e alinhar objetivos, ela provavelmente criará uma relação de confiança com as equipes, motivando-as a produzir mais e melhor;
6 - Maior satisfação dos clientes: ao respeitar o prazo, os custos e as especificações de um projeto, o gestor certamente deixará o seu cliente satisfeito com os resultados obtidos.
Para realizar uma ótima Gestão de Projetos em suas empresas, muitos profissionais recorrem à ferramenta Gantt.
O diagrama é amplamente utilizado para rastrear projetos em andamento. Ele fornece dados sobre o avanço temporal das etapas de um projeto, ou seja, início, término e duração de cada tarefa, permitindo que todos os membros da equipe acompanhem o progresso e verifiquem se conseguirão fazer todas as entregas no prazo estipulado.
Nele, cada fase é representada com uma barra horizontal. O eixo vertical corresponde às tarefas; o horizontal, à passagem do tempo. É possível incluir, ainda, relação de interdependência entre diferentes atividades.
Agora que você já sabe o que é projeto, é hora de entender o seu ciclo de vida e o que ocorre em cada uma dessas etapas. Vamos lá!
O ciclo de vida de um projeto pode ser dividido em quatro etapas:
Início do projeto;
Organização e preparação do projeto;
Execução dos trabalhos do projeto;
Encerramento do projeto.
Cada uma delas é caracterizada por um conjunto de atividades, que refletem também na maturidade do projeto.
Na fase de iniciação ou concepção, por exemplo, são feitas a análise ambiental, a previsão de recursos, os estudos de viabilidade, a definição dos objetivos, a identificação dos stakeholders (partes interessadas) e a elaboração da proposta básica do projeto, bem como a decisão sobre o seu prosseguimento.
Aqui, tanto os custos quanto o nível de uso do pessoal são consideravelmente baixos. À medida que o projeto avança e as atividades são executadas, ambos os fatores atingem o ápice; a motivação da equipe, no entanto, reduz drasticamente.
Na fase de planejamento, também chamada de preparo ou organização, o foco dos processos recai sobre o detalhamento das metas e objetivos, a elaboração do cronograma de atividades e do programa de alocação de recursos e o treinamento prévio da equipe.
Como o próprio nome sugere, é na etapa de execução que o projeto é, de fato, colocado em prática com os recursos disponíveis. São feitos ajustes e a condução da equipe (bem como o seu desenvolvimento e monitoramento), buscando-se sempre criar um ambiente de harmonia e cooperação entre os colaboradores.
Na última fase, a de encerramento, ocorre a finalização das atividades, a elaboração de relatório, as análises de desempenho do projeto e a entrega dos resultados ao cliente.
Agora que já explicamos o que é um projeto, o que o diferencia de um processo e as etapas que compõem o seu ciclo de vida, podemos partir para a próxima etapa: a de esclarecer as siglas PMO, PMI e PMP, que são apresentadas no PMBOK.
Essa “sopa de letrinhas” está presente em todo artigo, ainda que não de forma explícita, e representam conceitos importantíssimos em termos de Gestão de Projetos, já que são responsáveis por garantir a entrega de resultados satisfatórios aos stakeholders. Veja!
O PMP é o profissional responsável pelo gerenciamento de projetos, ou seja, o gerente do projeto. É ele quem faz o planejamento e a coordenação das atividades de uma empresa, inspirando os colaboradores e conduzindo o trabalho de forma integrada.
Além da capacidade para orientar e engajar a sua equipe, o gestor de projetos deve ter conhecimento e expertise nessa função ou área de atuação. Isso certamente garantirá que ele aloque, empregue e controle os recursos disponíveis (cronograma, orçamento, material e mão de obra) da melhor maneira possível e no momento certo.
Trata-se de uma certificação mundialmente reconhecida, e que torna o profissional apto para atuar no mercado de trabalho com toda expertise de um líder especialista em dirigir equipes e projetos.
Essa certificação traz grande credibilidade e reconhecimento para o profissional, visto que, para conquistá-la, é preciso se submeter a um exame técnico que coloca em prova todas as capacidades do indivíduo.
O exame se pauta em três domínios que são relevantes para conquistar uma vantagem competitiva e provar que você trabalha de maneira mais inteligente:
Pessoas - enfatizando as habilidades pessoais de que você precisa para liderar com eficácia uma equipe de projeto no ambiente em constante mudança de hoje.
Processo - reforçando os aspectos técnicos da gestão bem-sucedida de projetos.
Ambiente de Negócios - destacando a conexão entre projetos e estratégia organizacional.
Por ser tão valorizada pelo mercado profissional, conquistar a certificação PMP não é uma tarefa fácil. É preciso comprovar sua experiência no mercado de trabalho para que seja possível realizar o exame.
Confira os pré-requisitos:
Categoria I:
Um diploma universitário, com duração mínima de quatro anos;
Experiência comprovada de, no mínimo, 36 meses liderando projetos;
35 horas de educação / treinamento em gerenciamento de projetos.
Categoria II:
Um diploma do ensino médio ou um diploma de associado (ou equivalente global);
Experiência comprovada de, no mínimo, 60 meses liderando projetos;
35 horas de educação / treinamento em gerenciamento de projetos.
O PMO é o escritório ou departamento incumbido de gerenciar os projetos de uma organização. Entre as competências típicas dessa estrutura estão o desenvolvimento de modelos e metodologias, o gerenciamento de recursos compartilhados, o monitoramento de atividades e, sobretudo, o suporte aos gerentes de projetos.
O PMI é o Instituto de Gerenciamento de Projetos. Trata-se de uma associação sem fins lucrativos que tem como propósito difundir mundialmente as melhores práticas de Gestão de Projetos. Para isso, ele se utiliza de alguns artifícios - entre os mais conhecidos está a publicação do Guia PMBOK.
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