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Como Não Viver Apagando Incêndios em Seus Projetos

 

Cansado dos problemas inesperados que acontecem na sua empresa e tiram a sua paz todos os dias? Então que bom que você chegou aqui, pois em 10 minutos de leitura eu garanto te mostrar como se antecipar a estes problemas, evitar que eles aconteçam (ou no mínimo reduzir seus impactos) e, pra completar, reduzir em até 20% o custo que você vem tendo em seus projetos. Parece mentira? Então vem comigo, tudo o que eu peço é que você absorva e coloque em prática as simples técnicas que te mostrarei a seguir.

Todo e qualquer projeto trás consigo vários riscos, certo? Por exemplo:

1) Em uma obra civil: devido às variações do clima, podem ocorrer fortes chuvas por um longo período, atrasando completamente o cronograma da obra;

2) Desenvolvendo um software: devido à utilização de novas tecnologias, podem haver incompatibilidades, baixa qualidade ou mesmo uma dificuldade muito maior que a esperada durante a construção do sistema, causando atrasos e custos adicionais ao projeto.

3) Desenvolvendo um projeto de arquitetura: a falta de domínio do arquiteto sobre determinadas normas técnicas, como por exemplo as normas de acessibilidade, pode levar o projeto a ser reprovado diversas vezes pelo órgão validador (ex.: prefeitura) ou mesmo fazer uma obra ser paralisada por tempo indeterminado, causando atrasos e prejuízos ao projeto.

Eu poderia ainda citar muitos outros riscos sempre presentes na elaboração de uma campanha de marketing, no tratamento de um processo jurídico, na elaboração de um projeto hidro-sanitário, dentre muitos outros, até mesmo na organização de um…. zoológico (??).

 

O fato é: todo e qualquer projeto trás consigo riscos e, se você não sabe lidar com eles da forma correta, são eles que farão você apagar incêndios todos os dias.

Como eles fazem isso?

Simples. Se você não se antecipa aos riscos de um projeto e não prevê, por exemplo, que podem ocorrer determinados tipos de acidentes durante uma obra, não tomando medidas antecipadas que reduzam ou eliminem as chances deles acontecerem, você será pego de surpresa e será muito mais estressante e custoso lidar com um acidente inesperado do que se você já tivesse se preparado com antecedência.

Parece familiar pra você? Então vamos direto à solução para eliminar do seu dia-a-dia estas situações com as quais você talvez até já esteja acostumado, mas quer se livrar delas.

Para isso, quero lhe apresentar os 4 passos que, na verdade, são técnicas profissionais de gestão de riscos que você estará aplicando em seus projetos:

PASSO 1: IDENTIFICAR OS RISCOS

Logo na fase inicial do seu projeto, após o planejamento das atividades a serem realizadas, você e sua equipe devem identificar o máximo de riscos que conseguirem imaginar. Isso mesmo, o máximo e não apenas os riscos que considerarem mais importantes. Isto para que nenhum risco que pareça inofensivo (mas não é) não seja deixado de lado. Então não se preocupe se a lista de riscos ficar um pouco grande neste primeiro passo, pois ela será reduzida no passo seguinte.

Super Dica: uma ferramenta espetacular para você não esquecer de nenhum risco importante é a EAR (Estrutura Analítica dos Riscos), que fará você olhar para cada uma das áreas do seu projeto e mapear possíveis riscos presentes nela. Confira:

 

Super Dica: não identifique os riscos de um projeto sozinho, confiando na sua experiência, pois as pessoas possuem diferentes experiências e perspectivas sobre um mesmo risco. Assim, enquanto um membro da sua equipe pode achar que um determinado risco não tem qualquer relevância e nem deveria ser registrado, um outro membro poderá enxergar o mesmo risco de forma diferente, dando razões para tratá-lo como um risco extremamente crítico e que pode levar o projeto ao fracasso.

PASSO 2: CLASSIFICAR OS RISCOS

Após você ter identificado os riscos, deve ser realizada a avaliação e classificação deles. Para tal, devem ser estimados a probabilidade e o impacto de cada risco em seu projeto. Probabilidade é a “chance” desse risco ocorrer e Impacto é “quanto” ele vai afetar o projeto.

Muitas empresas utilizam classificações de 1 a 3 para definir a probabilidade e o impacto de um risco sobre o projeto, mas, em nosso exemplo, vamos definir a probabilidade como sendo um percentual (%) e o impacto como sendo o impacto financeiro (R$) que o risco causará caso ele ocorra.

Multiplicando a Probabilidade x Impacto, obtemos a Exposição, que é o que nos ajudará a classificar um risco como sendo de maior importância ou de menor importância.

Apesar de talvez isto ser novo para você, não se preocupe, é bastante simples de aplicar e sistemas de gestão de projetos mais completos como o Proj4me já fazem este cálculo acima automaticamente, após você preencher apenas a probabilidade e impacto do risco:

 

Note que, no Proj4me, os riscos de menor Exposição (P x I) podem ser movidos para a sessão “Menor Importância” da imagem acima, de modo que você possa ter mais atenção aos riscos que possuem maior chance de causar problemas em seus projetos.

PASSO 3: PLANEJAR RESPOSTAS AOS RISCOS

Tendo definido os riscos de maior importância, deve-se então planejar as ações de resposta que serão tomadas para evitar que eles aconteçam ou ao menos reduzir os seus impactos. Neste momento, também é importante que sejam definidos os responsáveis por monitorar cada um dos riscos, bem como providenciar que a resposta planejada seja executada no momento certo, de modo que nenhum risco seja esquecido ou desconsiderado.

Veja abaixo um exemplo de registro para um risco:


Descrição do risco: devido à utilização de novas tecnologias, podem haver incompatibilidades, baixa qualidade ou mesmo uma dificuldade muito maior que a esperada durante a construção do sistema, causando atrasos e custos adicionais ao projeto.

Probabilidade: 50%   ImpactoR$ 5.000   ExposiçãoR$ 2.500

Resposta: envolver no projeto um programador sênior terceirizado, com experiência na tecnologia a ser utilizada.

Responsável: Gustavo Farias


Em muitos casos também é importante determinar “ações de contingência” para os riscos, ou seja, o que será realizado caso ele venha a ocorrer. É o que popularmente se chama de Plano B. Porém, dado o objetivo desse artigo, não vamos nos aprofundar neste assunto.

PASSO 4: MONITORAR OS RISCOS

De nada adianta você realizar os 3 passos anteriores se depois você simplesmente arquivar o seu registro de riscos e não olhar mais para ele. Por isso, monitorar os riscos ao longo do projeto é fundamental, por duas razões principais:

  1. Nem sempre você conseguirá eliminar completamente as chances do risco ocorrer, assim, os responsáveis por cada risco precisam ficar atentos e monitorando periodicamente para garantir que estarão prontos para executar a resposta planejada no momento em que for necessário.
  2. O risco é vivo! Isso mesmo, a probabilidade e o impacto de um risco podem mudar a qualquer momento. Lembra como antigamente os muros das casas eram mais baixos e o risco de haver roubo era quase zero? hoje em dia as casas possuem alarmes, vigilantes, cachorros, cercas elétricas e muito mais. Isto acontece porque o “risco de roubo” mudou com o passar do tempo. O mesmo pode acontecer com os riscos do seu projeto.

Super Dica: sistemas mais completos como o Proj4me possuem relatórios automáticos que ajudam você a monitorar os riscos. Você pode configurar para receber a lista dos riscos mais importantes dos seus projetos semanalmente, quinzenalmente ou na frequência que desejar.

Veja que cada etapa e campo acima tem uma importância fundamental para que você conheça os riscos com os quais estará lidando e tenha uma resposta pronta para executar, eliminando o risco ou, no mínimo, reduzindo ao máximo as chances dele ocorrer. Isto se chama ANTECIPAÇÃO e é o segredo para reduzir drasticamente os imprevistos em seus projetos, as horas extras utilizadas para “apagar incêndios” e grande parte dos estresses diários devido à falta de planejamento.


Baseado em experiências globais no mercado de gestão de projetos, a gestão adequada dos riscos pode reduzir em até 20% os custos de um projeto. Mulcahy, Rita (Tricks of the Trade – RMP Prep).


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Desejo uma semana com muito foco e produtividade em todos os seus projetos!

Gustavo Farias – CEO Proj4me


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