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5 Dicas Para Entregar Seus Projetos no Prazo

Conseguir entregar projetos no prazo é algo realmente raro. Falta de planejamento, horas extras, stress e incertezas sobre o que realmente cada um deveria estar fazendo, são parte do dia-a-dia da maioria das empresas e estão mensalmente trazendo prejuízos que acabam inevitavelmente fazendo parte do negócio.

Isto sem falar no quanto a relação com os clientes se deteriora a cada vez que um prazo é prometido, mas não é cumprido, gerando desconfiança e colocando em cheque a capacidade da empresa de entregar aquilo que promete.

Se você quer de uma vez por todas assumir o controle dos seus projetos e finalmente conseguir engajar a sua equipe e cumprir com os prazos, então aqui vão 5 dicas tão simples quanto eficientes que você poderá aplicar a partir de hoje  em seus projetos e ter resultados imediatos.

1. Não apenas defina quem faz o quê, mas também compartilhe isso com todos

Atribuir atividades a cada membro da sua equipe de forma independente, ou seja, cada um faz suas tarefas sem saber o que os outros estão fazendo, na maioria das vezes não é uma boa ideia. Além de criar uma escuridão sobre como as responsabilidades de cada um estão relacionadas, também pode fazer com que os membros da equipe sintam que eles não possuem tanta responsabilidade no sucesso daquele projeto, já que estão ali apenas para concluir duas ou três tarefas e depois dizer adeus.

Observe neste painel de tarefas do Proj4me uma forma muito simples de definir quem faz o quê e tornar isto transparente a toda a equipe:

O painel acima mostra claramente quem faz o quê e está sempre visível à toda a equipe do projeto. O simples fato de compartilhar com toda a equipe o que deve ser feito, quem irá fazer e a relação entre as responsabilidades, gera automaticamente uma motivação, envolvimento e comprometimento de cada pessoa com o sucesso do projeto. Na verdade, cria o senso de que cada pessoa da equipe é fundamental para o sucesso do projeto.

2. Estime os Tempos Para Realização de Cada Tarefa

O cumprimento do prazo de um projeto começa a acontecer quando você consegue ir entregando cada pequena tarefa dentro do prazo estimado. Assim, é importante que exista uma data de conclusão para cada tarefa a ser realizada.

No Proj4me, veja que a data de conclusão de uma tarefa está sempre visível e, quando a tarefa está atrasada, seu cartão ganha um destaque, ficando na cor vermelha.

Super Dica: é importante que você não saia estimando o tempo de todas as tarefas do projeto e depois apenas espere que os responsáveis pelas tarefas concordem e se empenhem em concluí-las no prazo que você determinou. Um grande segredo para o cumprimento de prazos é gerar o comprometimento de cada membro da equipe em cumprir cada um com os prazos das suas atividades e uma forma de fazer isso é justamente envolvendo eles no planejamento do tempo de cada atividade.

Isto fará com que eles naturalmente se sintam mais comprometidos com a tarefa, já que eles mesmos ajudaram ou mesmo definiram o tempo necessário para concluí-la. Também fará com que se sintam importantes para o projeto, pois estarão ajudando no seu planejamento e não apenas assumindo o papel de “fazedores de tarefas” que não assumem compromisso com o sucesso do projeto.

3. Defina Entregas Intermediárias

Não compartilhe com sua equipe apenas uma meta final, como: “Entregar o projeto até o dia 31/08”. Como estamos falando em prazos, uma forma muito eficiente de gerar engajamento, motivação e produtividade na sua equipe é dividir a meta principal do projeto em sub-metas menores e mais facilmente gerenciáveis e, em seguida, desafiar a sua equipe a ir atingindo cada uma das sub-metas.

Isto ajuda em muito a manter o foco nas entregas do projeto, principalmente quando trata-se de um projeto de longo prazo, onde a equipe tende a desmotivar e perder o foco no meio do caminho.

4. Faça Reuniões Curtas e Periódicas

Uma outra técnica para você motivar e engajar sua equipe, fazendo com que mantenha o foco e determinação, é realizar reuniões periódicas e de curta duração.

Por exemplo, no Scrum (técnica ágil de gestão de projetos), a reunião acontece diariamente e dura apenas 15 minutos. É realmente uma reunião de tiro curto apenas para saber se todos estão conseguindo avançar em suas tarefas, tirar dúvidas, remover barreiras e garantir que cada um tem o que precisa para ser bem sucedido em mais um dia de progresso em suas tarefas.

Super Dica: aproveite esta reunião e faça reconhecimentos à sua equipe. Aperte a mão dos membros, deseje força, dê um rápido reconhecimento a um e a outro no dia seguinte. Ou seja, aproveita para reafirmar o envolvimento de cada um e mantê-los animados e dando o seu melhor. Simples? Pois é, estas pequenas atitudes mágicas, chamadas de reconhecimento, fazem as pessoas se sentirem importantes, reconhecidas e trabalhem muito melhor.

5. Não Repita os Mesmos Erros nos Projetos Seguintes

Em um artigo anterior (clique aqui para ler), eu compartilhei com você sobre a técnica mais simples e eficiente para se evitar erros e prejuízos recorrentes em projetos. Chama-se “reunião de lições aprendidas”.

Trata-se de uma forma especial de mapear todos os erros e acertos da sua equipe projeto a projeto, de modo que, de uma forma incrivelmente eficiente, todos da sua equipe tanto não voltarão a cometer erros passados quanto também guardarão e repetirão os acertos.

Se você já utiliza o Proj4me, então encontrará tudo o que precisa para registrar, consultar e apresentar as lições aprendidas em seus projetos sempre que necessário.

Leia este outro artigo para saber em detalhes sobre como aplicar as lições aprendidas hoje mesmo com sua equipe.

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Desejamos muito sucesso em seus projetos, com um alto índice de cumprimento dos prazos!

Gustavo Farias – CEO Proj4me

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